Certificado Digital. A tecnologia tem sido cada vez mais usada por empresas de variados portes e regimes tributários. Inclusive, é obrigatório para todos que emitem notas fiscais eletrônicas (NF-e). Por isso, se você ainda não fez o seu e está querendo saber mais sobre o assunto, continue nesse post. Vamos te explicar tudo!
Pergunta: você acha que a tecnologia já simplificou a gestão da sua empresa, em algum momento? É muito provável que sua resposta seja ‘sim’.
Seja no simples uso do computador, ou nas autenticações online, é impossível empreender hoje no Brasil e não usar dessa facilidade digital.
É aqui que o certificado digital entra, ele é um documento que te permite assinar, de maneira online, às licenças, contratos e até processos do governo.
Pensando nisso, preparamos esse post para explicar TUDO sobre esses Certificados Digitais: como conseguir um, quais são os tipos, onde você poderá usá-los e quando ele é obrigatório.
Vem com a gente! 😉
Neste artigo você encontra
O que é um Certificado Digital? Ele é obrigatório?
Certificado Digital é um documento eletrônico usado para legitimar a assinatura de uma pessoa física ou jurídica. Ou seja, funciona como uma identidade virtual, que valida e dá segurança para transações digitais.
A emissão só pode ser feita por uma Autoridade Certificadora (AC) autorizada pelo governo. São elas que validam as transações e, por isso, cobram um valor na hora de emitir e de renovar o Certificado Digital.
Antes de continuar, também vale ressaltar que todas as ACs são monitoradas e devem estar no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Por enquanto, vamos seguir tratando sobre quem precisa do Certificado Digital.
No geral, todas as empresas que emitem Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) são obrigadas a utilizá-lo. E quem tem uma empresa ou sociedade e usa bastante a internet, também.
Mas é claro que você não quer saber apenas do geral. Por isso, separamos quais os tipos exatos de empresa que estão obrigadas a usar o certificado.
Optantes do Simples Nacional
Na verdade, o Certificado Digital não é obrigatório para Microempreendedores Individuais (MEI), Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) que optam pelo Simples Nacional.
No entanto, em alguns casos específicos, ele pode ser necessário para sua empresa.
Veja só:
- Para recolher o FGTS e entregar a GFIP, se a empresa tiver mais de 10 funcionários;
- Quando o município ou o CONFAZ exigirem emissão de documentos fiscais eletrônicos;
- Ao prestar informações sobre a manutenção de recursos no exterior para a Receita Federal;
- Para cumprir as obrigações do eSocial, quando a empresa tiver dois ou mais funcionários;
- Se a empresa for de Porto Alegre ou Belo Horizonte.
Empresas do Lucro Presumido ou Real
Diferente das empresas que se enquadram no Simples Nacional, as do Lucro Presumido e Real precisam obrigatoriamente dos Certificados Digitais.
Isso, porque todas devem emitir NF-e e fazer declarações mensais e anuais à Receita Federal.
Em que situações eu consigo utilizar o Certificado Digital?
Além dos deveres relacionados à empresa, você pode precisar do Certificado Digital para uma variedade gigantesca de coisas.
Inclusive, ele pode ser útil para sua pessoa física, caso você também emita essa versão.
Confira todas as utilidades do Certificado Digital:
- Assinar contratos;
- Simplificar obrigações fiscais, como a obtenção de dispensa para impressão de documentos (AIDF);
- e-Jurídico e e-Contador;
- Emitir NF-e, NFS-e e outros documentos fiscais eletrônicos;
- Emitir receitas médicas (profissionais da saúde);
- Autenticar transações bancárias;
- Acessar ambientes virtuais de forma segura;
- Enviar declarações fiscais da empresa;
- Aceitar ou rejeitar uma proposta, tarefa ou outro fluxo de aprovação;
- Identificar-se para acessar um sistema como E-Social e E-CAC;
- Lançar protocolo ou ciência sobre a leitura de uma notificação, ofício ou outro documento;
- Participar de leilões eletrônicos;
- Se cadastrar no INPI;
- Emitir declarações CAGED;
- Elaborar procurações eletrônicas.
E quais são os tipos de Certificados Digitais disponíveis?
Basicamente, existem dois tipos de Certificados Digitais: e-CPF e o e-CNPJ.
e-CPF (CPF digital): É destinado à pessoa física e permite que você autentique e-mails, assine documentos e acesse os sites da Receita Federal, e-Social e Conectividade Social.
e-CNPJ (CNPJ digital): Destinado exclusivamente à pessoa jurídica, esse certificado permite que o representante legal assine em nome da empresa, transmita dados com segurança, acesse portais do governo e atenda aos compromissos fiscais.
Além disso tudo, você ainda pode optar por algum dos modelos autorizados pelo ICP-Brasil. Eles variam no tempo de validade, método de instalação e, é claro, nos preços.
Modelos:
A1
Tem validade de 1 ano e o arquivo é instalado em um computador e copiado para outros locais. Para emitir esse tipo de certificado, você precisará comparecer presencialmente ou via videoconferência e passar a documentação para análise. Depois, é só aguardar a autenticação, emissão do certificado e instalar o arquivo. Após a instalação, os sistemas que precisam do certificado digital acessam diretamente o arquivo. Sendo assim, o login com senha fica dispensado.
A3
Tem validade de até 5 anos e é usado através da mídia criptográfica (token em formato de pen drive ou cartão com chip). Nesse caso, você pode validar as suas transações em qualquer computador. Na hora de realizar a assinatura ou a identificação, o próprio sistema solicita o PIN, que é uma senha numérica.
Em nuvem
Fica armazenado na nuvem e pode ser usado em smartphones. Diminui o risco de perda, porque pode ser instalado em vários computadores e celulares (mas uma autorização é encaminhada para o celular todas as vezes que for utilizá-lo).
Média de preços
Como você já sabe, a variação de preços depende do tipo de certificado que será escolhido e de qual Autoridade Certificadora você irá contratar.
No entanto, fazendo uma pesquisa rápida pela internet, encontramos as seguintes médias de preço:
- Pessoas Físicas: R$ 100 a R$ 400
- Pessoas Jurídicas: R$ 100 a R$ 1300
Antes de qualquer decisão, analise atentamente todos os benefícios oferecidos, se o arquivo será compatível com o seu dispositivo e se a AC é realmente certificada pelo ICO-Brasil. Cuidado para não cair em golpes!
Quais os benefícios de se adquirir um Certificado Digital?
É claro, quando o Certificado Digital é uma exigência não há muito o que fazer – você deve adquirir um. Mas e se você não for obrigado, será que vale a pena ter um?
Fizemos uma lista de prós e contras para você decidir:
Pontos positivos
- Agilidade na assinatura de documentos;
- Adequação para legislação vigente;
- Maior mobilidade para o seu negócio e seus clientes;
- Redução de custos com papel, tinta e afins;
- Mais segurança.
Pontos negativos
- É preciso de um investimento inicial e pagar uma taxa para manter a validade do certificado;
- Pode ser revogado em caso de uso indevido ou perda do dispositivo;
- Pode ser expirado.
E é isso! Neste post você pôde conhecer cada detalhe sobre os certificados digitais.
Falamos sobre os tipos, para que eles servem, os preços e numeramos algumas vantagens e desvantagens. E aí, vai aderir?
Seja como for, esperamos que o conteúdo seja útil e que você se sinta mais seguro para investir nessa e em outras tecnologias. 😊
Redação Euro Contábil
Beatriz Bandolin | Jornalista e Redatora SEO no Blog Euro Contábil
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