ATUALIZADO EM 04/06/2024
A tecnologia tem sido cada vez mais usada por empresas de variados tipos e portes. Isso pode ser visto nas notas fiscais eletrônicas, nas páginas em redes sociais e, ainda, nos certificados digitais. Por isso, se você ainda não faz parte do grupo de empreendedores tecnológicos, veio ao post certo. Vamos te explicar tudo sobre como fazer o certificado digital!
Pergunta: você acha que a tecnologia já simplificou a gestão da sua empresa, em algum momento? É muito provável que sua resposta seja ‘sim’.
Seja no simples uso do computador, ou nas autenticações online, é impossível empreender hoje no Brasil e não usar dessa facilidade digital.
É aqui que o certificado digital entra, ele é um documento que te permite assinar, de maneira online, às licenças, contratos e até processos do governo.
Preparado para saber TUDO sobre como fazer o Certificado Digital? Vamos falar sobre como conseguir um, quais são os tipos, onde você poderá usá-los e quando ele é obrigatório.
Neste artigo você encontra
O que é e como fazer o Certificado Digital? Ele é obrigatório?
Usado para legitimar a assinatura de uma pessoa física ou jurídica, o Certificado Digital é um documento eletrônico. Em outras palavras, ele é como uma identidade virtual, que valida e dá segurança para transações digitais.
Para emitir um, você deve procurar uma Autoridade Certificadora (AC) autorizada pelo governo. Todas elas são monitoradas e devem estar no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Além disso, são as ACs quem validam todas as transações e, por isso, cobram um valor para fazer o Certificado Digital e renová-lo.
E o Certificado Digital é obrigatório para todas as empresas?
De forma geral, sim, todas as empresas que emitem Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) são obrigadas a utilizá-lo. Ele também é importante para empresas ou sociedades que usam bastante a internet, para realizar os processos burocráticos com mais segurança.
Mas é claro que você não quer saber apenas do geral. Por isso, separamos quais os tipos exatos de empresa que estão obrigadas a usar o certificado.
Microempreendedor Individual (MEI)
Para quem é MEI, o uso do Certificado Digital não é sempre obrigatório. Na verdade, ele só é necessário quando a legislação local o exigir para a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – exigida apenas por quem atende pessoas jurídicas. Porém, mesmo não sendo obrigatório, o Certificado Digital pode facilitar a:
- Assinatura de documentos;
- Autenticação de documentos e o reconhecimento de firma;
- Cumprir obrigações fiscais.
Simples Nacional
Assim como os MEIs, as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes do Simples Nacional são obrigadas a fazer o Certificado Digital apenas em casos específicos:
- Se a empresa tiver mais que 3 funcionários;
- Se a empresa for de Porto Alegre ou Belo Horizonte.
Nesses casos, o uso mais comum do Certificado Digital é na entrega da Guia de recolhimento do FGTS, nas declarações relativas ao eSocial e na entrega de informações à Previdência Social.
Empresas do Lucro Presumido ou Real
As empresas enquadradas no Lucro Presumido e no Lucro Real precisam sempre, obrigatoriamente, fazer o Certificado Digital. Isso é necessário, porque todas devem emitir a NF-e nas operações de venda de produtos sujeitos à incidência do ICMS.
Em que situações eu consigo utilizar o Certificado Digital?
Além dos deveres relacionados à empresa, você pode precisar fazer o Certificado Digital para uma variedade gigantesca de coisas. Inclusive, ele pode ser útil para sua pessoa física, caso você também emita essa versão.
Confira todas as utilidades do Certificado Digital:
- Assinar contratos;
- Simplificar obrigações fiscais, como a obtenção de dispensa para impressão de documentos (AIDF);
- e-Jurídico e e-Contador;
- Emitir NF-e, NFS-e e outros documentos fiscais eletrônicos;
- Emitir receitas médicas (profissionais da saúde);
- Autenticar transações bancárias;
- Acessar ambientes virtuais de forma segura;
- Enviar declarações fiscais da empresa;
- Aceitar ou rejeitar uma proposta, tarefa ou outro fluxo de aprovação;
- Identificar-se para acessar um sistema como E-Social e E-CAC;
- Lançar protocolo ou ciência sobre a leitura de uma notificação, ofício ou outro documento;
- Participar de leilões eletrônicos;
- Se cadastrar no INPI;
- Emitir declarações CAGED;
- Elaborar procurações eletrônicas.
E quais são os tipos de Certificados Digitais disponíveis?
Os dois tipos de Certificados Digitais mais comuns são o e-CPF e o e-CNPJ.
e-CPF (CPF digital): É destinado à pessoa física e permite que você autentique e-mails, assine documentos e acesse os sites da Receita Federal, e-Social e Conectividade Social.
e-CNPJ (CNPJ digital): Destinado exclusivamente à pessoa jurídica, esse certificado permite que o representante legal assine em nome da empresa, transmita dados com segurança, acesse portais do governo e atenda aos compromissos fiscais.
Existem, ainda, outros tipos mais específicos como: e-MEI, Certificado NF-e, e-Simples e outros.
Modelos
Todos os tipos existentes de Certificados Digitais fazem parte de categorias mais abrangentes: A, S e T.
TIPO A1
- Validade de 1 ano;
- Arquivo é instalado e armazenado em um computador, laptop ou smartphone.
TIPO A3
- Validade de até 3 anos;
- Armazenado em token, pen drive ou cartão com chip;
- Você pode validar as suas transações em qualquer computador.
*Os certificados do tipo A são ideais para assinaturas digitais, autenticando documentos e arquivos virtuais.
TIPO S1
- Validade de 1 ano;
- Arquivo é instalado e armazenado em um computador, laptop ou smartphone.
TIPO S3
- Validade de até 3 anos;
- Armazenado em token, pen drive ou cartão com chip;
- Você pode validar as suas transações em qualquer computador.
*Os certificados do tipo S são ideais para quem busca mais confidencialidade nas transações. Aqui, os documentos são criptografados.
TIPO T
- Certifica o dia e hora que o documento foi assinado.
Média de preços
Como você já sabe, a variação de preços depende do tipo de certificado que será escolhido e de qual Autoridade Certificadora você irá contratar.
No entanto, fazendo uma pesquisa rápida pela internet, encontramos as seguintes médias de preço:
- Pessoas Físicas: R$ 100 a R$ 400
- Pessoas Jurídicas: R$ 100 a R$ 1300
Antes de qualquer decisão, analise atentamente todos os benefícios oferecidos, se o arquivo será compatível com o seu dispositivo e se a AC é realmente certificada pelo ICO-Brasil. Cuidado para não cair em golpes!
Quais os benefícios de se fazer o Certificado Digital?
É claro, quando o Certificado Digital é uma exigência não há muito o que fazer – você deve adquirir um. Mas e se você não for obrigado, será que vale a pena tê-lo?
Fizemos uma lista de prós e contras para você decidir:
Pontos positivos
- Agilidade na assinatura de documentos;
- Adequação para legislação vigente;
- Maior mobilidade para o seu negócio e seus clientes;
- Redução de custos com papel, tinta e afins;
- Mais segurança.
Pontos negativos
- É preciso de um investimento inicial e pagar uma taxa para manter a validade do certificado;
- Pode ser revogado em caso de uso indevido ou perda do dispositivo;
- Pode ser expirado.
E é isso! Neste post você pôde conhecer cada detalhe sobre como fazer o certificado digital. Falamos sobre os tipos, para que eles servem, os preços e numeramos algumas vantagens e desvantagens. E aí, vai aderir?
Seja como for, esperamos que o conteúdo seja útil e que você se sinta mais seguro para investir nessa e em outras tecnologias. 😊
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Redação Euro Contábil
Beatriz Bandolin | Jornalista e Redatora SEO no Blog Euro Contábil
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