ATUALIZADO EM 11/01/2024
O que é ajuda de custo? Será que ela entra no salário do empregado ou é calculada com as férias? Essas e outras dúvidas podem ser comuns para quem começou a empreender e já precisa contratar mais pessoal para ajudar.
A ajuda de custo não faz parte do salário de um colaborador – e por isso não sofre os cálculos da folha de pagamento. Ela é, na verdade, um valor entregue integralmente ao trabalhador, e que serve exclusivamente para o trabalho.
Neste post vamos explicar de forma simples e direta o conceito de ajuda de custo, suas principais características contábeis, o que pode e o que não pode, como aplicar a ajuda no home office e muito mais.
Confira o conteúdo completo logo abaixo.
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O que é Ajuda de Custo
Ela é uma contribuição que o empregador faz – fora do salário bruto do empregado – para cobrir despesas relativas ao cumprimento do trabalho.
Essa quantia fica a critério do empregador e, dependendo do tipo de trabalho, cobre: deslocamento, alimentação, hospedagem, participação em eventos, viagens, etc.
Um exemplo, são os colaboradores em home office.
A ajuda de custo não é um benefício ao trabalhador, mas sim uma indenização de custos relativos ao trabalho. Por isso, não é preciso calcular as contribuições comuns da folha de pagamento – conforme diz a Lei nº 8.212, de 1991.
Em resumo: Tudo o que é necessário ao trabalho – ou seja, as ferramentas de trabalho -, deve ser, obrigatoriamente, custeado pelo empregador.
Características da ajuda de custo
Contabilmente, a ajuda não pode ser habitual, nem constar como parte do salário bruto do empregado. Por isso, o valor da ajuda não é considerado no cálculo da contribuição previdenciária do trabalhador (FGTS e INSS).
Mas o que isso significa? Significa que o valor não pode estar fixo mensalmente, mas deve ser situacional, a depender das necessidades do empregado. Senão, ela constará como uma parcela salarial, e estará sujeita à contribuição trabalhista, e nem a outros cálculos como férias, 13º salário, aviso prévio, etc.
Quem pode usar solicitar?
Como a ajuda de custo é regulamentada pela CLT, é seguro dizer que apenas trabalhadores com carteira assinada nas vias da CLT contam com a legislação a seu favor.
Assim, para as empresas, ela acaba se tornando um direito do empregado – pois se caracteriza como uma necessidade para que ele possa trabalhar.
É obrigatório que a empresa ofereça?
De acordo com a lei, a ajuda de custo não é considerada uma vantagem para o empregado – já que se trata do custeamento das ferramentas necessárias para seu trabalho (e que naturalmente são entregues pelo empregador). Dessa forma, não é preciso comprovar essa despesa, e nem acrescentá-la no cálculo das contribuições trabalhistas, como FGTS e INSS.
Mas, é obrigatório oferecer?
O artigo 2º da CLT estabelece que todas as ferramentas necessárias para o trabalho são de responsabilidade do empregador – logo, o empregado não deve arcar com estes custos. Dessa forma, intui-se que a ajuda de custo seja obrigatória nesse sentido, a de condicionar o acesso do empregado ao exercício de seu cargo.
Home Office: Regulamentação especial para o teletrabalho
O home office é um modelo de trabalho recentemente difundido e que já conta com uma regulamentação especial.
A Lei Nº 14.442 de 2022, define o teletrabalho como a prestação de serviços fora das dependências da firma – de maneira majoritária ou híbrida.
Assim, o home office não pode ser 100% remoto ou desvinculado da empresa real, senão se caracteriza como trabalho externo.
Exclusão da ajuda de custo do IRRF e INSS
Em 2023, através da Solução de Consulta nº 63 da Coordenação-Geral de Tributação (Cosit), foi oficializada a possibilidade de excluir a ajuda de custo do home office das contribuições e tributações vinculadas à folha de pagamento e salário – INSS e Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).
Como essa ajuda no teletrabalho tem um caráter menos esporádico que a do trabalho presencial, havia a dúvida de que a exclusão fosse possível.
Porém, como esse valor respeita a definição, logo também não é considerado como benefício ao empregado – e sim uma necessidade para seu trabalho.
Normalmente, a ajuda de custo do home office inclui:
- Conta de Internet
- Conta de Energia Elétrica
- Conta de Água
- Ferramentas de Trabalho
- Refeição
Atenção às obrigações contábeis
Se a sua empresa conta com colaboradores em home office, e usa a ajuda de custo para sanar as necessidades desse trabalho, então é preciso manter um registro contábil que comprove a finalidade dos valores recebidos. Apenas desta forma é que a exclusão de tributos será autorizada pela Receita Federal.
Além disso, no caso de retorno do trabalhador (por um período ou permanentemente) para o modelo presencial, a ajuda do home office deve cessar – sendo possível apenas a comum aos trabalhadores presenciais.
Se o pagamento continuar a ser realizado, a empresa não poderá recorrer a exclusão, e pode acabar tendo de tributar os valores na folha de pagamento.
Tipos de ajuda de custo mais comuns para o trabalhador CLT
Novamente, reforçamos que a ajuda de custo deve ter relação com o trabalho exercido. Veja alguns dos tipos mais comuns do auxílio de empregador para empregado:
- Combustível – no caso de deslocamento no horário de trabalho
- Manutenção de Carro – no caso de o automóvel for danificado no horário de trabalho
- Refeição – Vale Refeição ou Vale Alimentação (veja um post sobre aqui)
- Viagem – no caso de viagem a trabalho
- Roupas – no caso de uniforme ou roupas apropriadas para trabalho (dress code)
- Eventos – participação em conferências, palestras, etc. c/ inscrição ou entrada paga
- Ferramentas de Trabalho – computador, notebook, celular, mesas, utensílios, etc;
- Aluguel – no caso de um empregado mudar de cidade para trabalhar
- Linha Telefônica – no caso de um empregado usar telefone e serviços de comunicação por numero móvel como SMS e WhatsApp para trabalhar
- Internet – fora das dependências da empresa em horário de trabalho
- Energia Elétrica/Água – fora das dependências da empresa em horário de trabalho
Existem ainda outros tipos, porém seria impossível trazer todos – afinal cada empresa tem suas necessidades e características.
Vale lembrar que a ajuda de custo só cobre os gastos em horário de trabalho. Assim, eventuais gastos com equipamento da empresa FORA do horário de trabalho, não entram necessariamente nesse apoio.
Cada caso é um caso. Por isso, converse com seu contador e seu advogado para esclarecer melhor sobre a sua empresa.
Viagens e extra expedientes
Talvez uma viagem apareça ou seu funcionário precise comparecer ao trabalho fora o horário habitual.
Além disso contar como hora extra, também envolve a ajuda de custo – pois o empregado está usando os recursos exclusivamente para o trabalho.
Sim, essa diferenciação é muito delicada e precisar estar nítida para a empresa – para que as decisões sensatas sejam tomadas, e nenhum dos lados fique no prejuízo.
Benefícios Fiscais de usar a ajuda de custo na sua empresa
Por fim, a pergunta que não quer calar: é possível receber benefícios fiscais com a ajuda de custo?
De forma direta, não. Ela não é um benefício ao trabalhador, nem recebe incentivo do governo federal. Desta forma, não existem benefícios fiscais para a empresa – além da exclusão desses valores da folha de pagamento.
O que por si só não chega a ser um benefício fiscal – é apenas justo que não entre na tributação.
Portanto, para a contabilidade, o que mais importa é comprovar a finalidade da ajuda de custo, afim de exclusão do Imposto de Renda e da contribuição INSS, além dos cálculos de férias, décimo terceiro, aviso prévio e FGTS.
Precisa conversar com um contador sobre o departamento pessoal da sua empresa? Faça perguntas diretamente ao nosso consultor, ele vai analisar seu caso e te informar as melhores soluções.
Espero que este post tenha sido enriquecedor para você, patrão ou patroa.
Agora você já sabe como oferecer a ajuda de custo aos seus funcionários.
Redação Euro Contábil
Mellyne Saboia | Head do Time de Redação e Conteúdo | Redatora SEO
2 Comments
E quando a ajuda de custo é fixa e o mesmo valor desde 2014 e a empresa diz que não há nenhum índice que diga que precisam reajustar esse valor. Diz também que é uma AJUDA como próprio nome já diz e não que tenha que pagar 100% dos nossos gastos na rua.
Olá, Monica, tudo bom?
No seu caso, infelizmente não há reajuste legal para a ajuda de custo, por isso depende mais do acordo feito entre funcionário e empregador.
Meu conselho é que você converse com o RH ou departamento pessoal da empresa e mostre que o valor da ajuda de custo não está sendo suficiente para cobrir todas as suas despesas. Isso não garante que haverá reajuste.
Uma boa sugestão que você pode dar à empresa ou observar em futuros contratos é se existe previsão de reajuste da ajuda de custo. Se estiver no contrato, então é mais seguro que você terá reajuste.
Espero ter ajudado e boa sorte!