O que é o Livro Caixa? O que muda na Gestão Financeira

O Livro Caixa é um documento que toda empresa pode fazer, e é obrigatório para quem está no Simples Nacional. Mas como é que ele é feito e por que é importante? Descubra essas dúvidas clássicas de todo empresário agora mesmo.

Tomando conta do seu negócio, você já deve ter aprendido muito sobre o que é ser um empresário – e como esse trabalho vai além de comprar e vender mercadoria.

Se você se deparou com o Livro Caixa, talvez tenha ficado intimidado com o nome do documento. Mas não se preocupe. O Livro Caixa nada mais é que um documento que registra todas as informações contábeis do seu caixa.

Essas informações serão muito importantes na hora de fechar o caixa e de fechar o faturamento, pois assim você tem um controle mais assertivo dos gastos e dos ganhos.

Para te ensinar a montar seu Livro Caixa, e também te ajudar a organizar o setor financeiro do seu negócio, fizemos este post – totalmente dedicado ao Livro Caixa! Veja logo a seguir o que é, para que serve, o que deve constar, como montar e ainda quais valores podem ser deduzidos dos registros.

Além disso, o Livro Caixa também é importante para profissionais liberais e autônomos, e nós fizemos um capítulo especialmente dedicado! Se quiser pular para lá, clique aqui.

Neste artigo você encontra

O que é o Livro Caixa, afinal?

É um documento com registros contábeis de entrada e saída do caixa de uma empresa. Ou seja, é o histórico do caixa. Os registros no Livro Caixa devem ser cronológicos, de modo que sempre se saiba quando a entrada e a saída aconteceram.

No fechamento do Livro, o saldo positivo e o saldo negativo são somados, de modo que resultam na quantia real dentro do caixa.

SALDO ORIGINAL + SALDO POSITIVO + (SALDO NEGATIVO) = FATURAMENTO REAL

Saldo Original (R$ 5.000) + Entradas (R$ 20.000) + Saídas (- R$ 7.000) = Valor em Caixa (R$ 18.000)

Este documento é opcional para a maioria das empresas – menos as enquadradas no Simples Nacional. No caso das micro e pequenas empresas, é preciso fazer e enviá-lo à Receita Federal.

Para que serve o Livro Caixa?

Como você já deve supor, o Livro Caixa é uma ajuda e tanto na hora de calcular as despesas e os lucros do seu negócio.

Mas será que tem outra serventia além do registro?

Além de registrar suas vendas, o Livro Caixa também registra as despesas fixas e variáveis, como: conta de água, energia elétrica, internet, reabastecimento de estoque, manutenções de equipamento, entre outros gastos comuns. Tendo estes dados em mãos, você pode descobrir as despesas para funcionamento do seu negócio. Desta forma, você planeja e projeta as vendas para suprirem estes gastos.

De modo geral, o Livro Caixa é uma segurança para sua empresa. Qualquer problema contábil pode ser averiguado com o uso do livro, e ele serve como comprovante para a Receita Federal.

Empresas do Simples Nacional são obrigadas a fazer o Livro Caixa

Para microempresas e empresas de pequeno porte do Simples Nacional, é preciso averiguar o fluxo de caixa, como forma de comprovar o faturamento dentro do limite do Simples. Tendo o Livro Caia, essa tarefa fica mais rápida e segura.

Profissionais Liberais e Autônomos se beneficiam mais do Livro Caixa

Se abrir uma empresa e cuidar dela sozinho já é difícil, imagina se a sua renda está vinculada ao seu serviço…! Essa é a dor de cabeça dos profissionais liberais e dos autônomos, que precisam cuidar da carreira, das vendas e também do financeiro.

O Livro Caixa é essencial para você, pois te permite organizar melhor suas finanças e obter os comprovantes de todo serviço prestado – facilitando assim processos como Declaração de Arrecadamento e Declaração de Imposto de Renda.

O que deve constar no Livro Caixa

Para montar seu Livro Caixa, é preciso fazer uma tabela ou dar entrada em um software com as seguintes informações:

Data;
Tipo de Transação;
Entradas;
Saídas;
Saldo Final.

Se você sente necessidade de colocar mais alguns itens, não se preocupe. Não existe regra fixa para seu Livro Caixa. Apenas lembre-se de manter a data, a descrição e o valor de entradas e saídas, pois são as informações principais.

Observe para que cada tópico serve:

Data

É a data em que a entrada ou saída aconteceu. Ela ajuda a organizar de forma cronológica o Livro Caixa, tornando a busca por registros mais fácil.

O ideal é anotar todos os dias a movimentação financeira da empresa. Porém, se não for possível, mantenha o Livro Diário e a cada semana, atualize seu Livro Caixa.

Tipo

É a descrição ou nome da transação. Por exemplo: “Recebimento de PIX Nº0001 de 03/2023”, “Pagamento de Contas Água e Energia Elétrica” ou “Recebimento de Fatura nº 0002 de 05/2023”.

Isso te ajuda a identificar cada entrada e saída, além de servir como comprovante.

Entrada

Toda movimentação financeira em que houve entrada de valores no caixa da empresa.

Podem ser:

Vendas (PIX, débito, em dinheiro, crédito ou boleto)
Recebimento de lucro, pendências ou rendimento em conta
Qualquer outra entrada de dinheiro, incluindo empréstimo em bancos

Dica: não “empreste” seu dinheiro pessoal para a empresa, a menos que haja planejamento envolvido. Você pode acabar perdendo o controle e injetando dinheiro demais, sem receber retorno.

Entenda melhor o que é planejamento financeiro neste post aqui.

Saída

Toda movimentação financeira em que houve saída de valores no caixa da empresa.

Podendo ser:

Pagamento de dívidas
Pagamento de contas para manutenção da empresa (água, energia, internet, etc)
Compra de estoque e ferramentas
Folha de Pagamento de funcionários
Qualquer outra saída de dinheiro, incluindo prolabore

Saldo Final

Se refere ao valor final que deve estar em caixa, considerando o saldo que já existia, as entradas e as saídas.

É preciso fechar o Livro Caixa para conseguir o saldo final. Esse fechamento não precisa ser definitivo, mas ele só justifica um período de tempo determinado.

Por exemplo, o saldo final de abril de 2022 será calculado da data de abertura do Livro Caixa até o último dia de abril de 2022.

Sugerimos ter uma data específica para fechar e analisar o seu Saldo Final do seu caixa. Assim, poderá se planejar financeiramente. 😊

Profissionais Liberais & Autônomos: Valores que podem ser deduzidos no Carnê-Leão

O Livro Caixa não gera custos a você, nem ao seu negócio – a não ser que você decida investir em um software de automatização desses processos. Por isso, não é preciso “reduzir” o valor de nenhuma entrada, por medo que isso resulte em custos.

Mas isso muda para profissionais liberais e autônomos que não têm vínculo empregatício.

Para estes trabalhadores, recomendamos registrar os gastos relativos ao exercício da atividade profissional. Em outras palavras, os custos que você tem ao oferecer seus serviços. Para um confeiteiro, isso seria os enfeites e materiais para o doce; para um pintor, seria a tinta e o pincel.

É preciso lançar estas despesas de forma individual. Depois, você poderá usar o Livro Caixa para deduzir essas despesas de seus impostos como Carnê-Leão.

Veja outras despesas que são dedutíveis nesse caso:

Remuneração por serviço terceirizado, com vínculo empregatício;
Taxas pagas por retribuição de serviços;
Manutenção das atividades profissionais;
Pagamento a terceiros, sem vínculo empregatício;
Despesa com livros, roupas e outros equipamentos necessários para a atividade;
Honorários pagos à contabilidade;
Viagem ou entrada em eventos com teor científico ou técnico, necessários ao desenvolvimento profissional e especialização;
Gastos com marketing e propaganda.

Fique atento, pois algumas estas deduções não são cumulativas.

É preciso enviar o Livro Caixa à Receita Federal?

Não é obrigatório enviar o Livro Caixa. Porém, ele pode ser pedido, como um comprovante de registro contábil. Isso acontece quando a empresa apresenta insustentabilidade fiscal – seus dados não batem com o que consta no sistema do Fisco.

Se sua empresa caiu na Malha Fina, é melhor ter os livros contábeis atualizados e corretamente preenchidos, para evitar dor de cabeça.

Quem fica responsável por fazer o Livro Caixa?

Isso depende do tamanho da empresa. Se o seu negócio é pequeno, você mesmo pode preencher o Livro Caixa.

Isso é bom, pois assim você já fica por dentro do que aconteceu no caixa. Isso também evita erros de terceiros.

Mas, se a sua empresa demanda mais, essa responsabilidade pode recair sobre o profissional financeiro ou o próprio contador da empresa.

Avalie o caso da sua empresa com o seu contador!

Escrituração do Livro Caixa? Mas o que isso quer dizer?!

Sim, eu sei, esses termos de contador são um pouco confusos.

A escrituração de um documento é o mesmo que um registro contábil organizado, no caso do Livro Caixa, a escrituração é montada em três partes:

Termo de Abertura;
Folha de Escrituração;
Termo de Encerramento.

Termo de Abertura

Está no início do Livro Caixa e informa a finalidade do documento, nome da empresa, CNPJ e responsável, endereço completo e demais informações vitais.

O Termo de Abertura deve ser feito no fechamento do Livro Caixa, pois nele deve constar o número de folhas e a data de início do período.

Por fim, deve também ser assinado.

Folhas de Escrituração

Nelas estão os registros de entrada e saída.

Você pode usar um rascunho para registrar inicialmente as entradas e saídas no dia a dia, e depois repassar tudo com mais calma.

Siga a estrutura que já mencionamos acima: Data, Tipo, Entrada, Saída e Saldo Final.

Termo de Encerramento

Se o termo de abertura é a primeira página do Livro Caixa, então o termo de encerramento é a última.

É preciso repetir as informações da primeira página, com a data de término do período e assinatura do responsável.

Automatize o que dá trabalho: Softwares que te ajudam

Hoje em dia, os softwares de gestão financeira para empresas estão com tudo. Eles te ajudam a manter o controle do caixa e a fechar documentos contábeis com bem mais facilidade.

Se a sua empresa pode custear a assinatura ou compra de um destes programas, todo o processo de registro será simplificado – e desta forma, você não precisa depender do tempo e dos possíveis erros de atenção.

Para empresas de pequeno e médio porte, o recomendado é contar com estes registros automatizados.

Saiba mais sobre softwares de gestão e ERP neste post.

Qual a diferença entre Livro Caixa e Livro Diário

Semelhantes, porém diferentes. Livro Caixa e Livro Diário são dois documentos com objetivos diferentes, mas que se completam.

O Livro Caixa, como já vimos, faz o registro de todas as entradas e saídas e do saldo final em caixa. Ele ajuda na organização dos recebimentos e pagamentos da empresa, assim como no controle contábil.

Já o Livro Diário, como o nome sugere, deve ser preenchido diariamente, com todas as transações financeiras – considerando o tipo de transação realizada. Isso te permite entender quanto a empresa ainda vai receber, ou quanto está devendo.

Deste modo, o Livro Diário tem uma função mais especifica, para análise e planejamento para o futuro financeiro da empresa. Nele, é possível ter um resumo em tempo real da situação econômica dos negócios – e bolar soluções para os problemas do presente.

Os registros diários do Livro Diário podem auxiliar no preenchimento do Livro Caixa. Mas nem tudo que está em um estará também no outro.

Veja mais sobre documentos contábeis neste post:
Documentos que você deve enviar para a Contabilidade

Agora que já chegamos ao fim, o que é que o Livro Caixa pode dizer sobre sua empresa?

Neste post vimos o que é o Livro Caixa, como ele funciona, o que é preciso registrar, quais os protocolos ideais para autenticar este documento – e quais as serventias dele. Agora que você já sabe de tudo isso, resta o mais importante: como esse documento te ajuda a entender e a administrar sua empresa?

Aqui estão algumas vantagens de ter o Livro Caixa da sua empresa:

Aumenta a organização das vendas e das despesas
Ajuda na concepção do Fluxo de Caixa
Relatórios financeiros mais assertivos
Menos erros na hora de preencher o Imposto de Renda (IRPJ)
Planejamento financeiro real e alcançável
PARA CARNÊ-LEÃO: Redução no Imposto de Renda nas despesas dedutíveis

Precisa de alguém para te ajudar com documentos contábeis? Fale com nosso consultor!

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Espero que este conteúdo tenha sido útil para você e para o crescimento do seu business.

Até o próximo post!

Redação Euro Contábil
Mellyne Saboia | Jornalista Especialista em Pesquisa e Contabilidade | Head da Equipe de Client’s Content | UX Designer e Copywriter | Formada pela Unifil e Uel em Jornalismo e Design Gráfico – Apaixonada por café, universos fantásticos e o agir invisível de Deus.

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