DIRF é a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, enviada anualmente pelas empresas que possuem funcionários ou contratações sem vínculo empregatício (autônomos). Se a sua empresa teve funcionários ou terceiriza o serviço de autônomos em 2024, então precisará declarar o imposto retido para que não fique irregular na Receita Federal.
Além da irregularidade fiscal, não enviar a DIRF 2025 dentro do prazo também atrapalha a declaração de imposto de renda da pessoa física (DIRPF) do seu funcionário, uma vez que ela garante o informe de rendimento – o qual é importante para a DIRPF.
São muitas siglas parecidas, não é mesmo? Não se preocupe, você só precisa saber que a declaração de imposto de renda que sua empresa deve à Receita Federal é importante e não pode ser atrasada.
Pensando nisso, fizemos este post rápido e bem explicadinho, para você entender tudo o que precisa saber sobre a DIRF. Aqui você verá: o que é a DIRF, por que ela será extinta em 2026, quem está obrigado a declarar em 2025, quais as penalidades para quem atrasar, e as penalidades para quem cair na malha fina.
Vamos lá?
Neste artigo você encontra
- O que é a DIRF?
- Imposto de Renda retido na fonte (irrf)
- quem está obrigado a declarar a dirf?
- prazo para emitir a dirf
- por onde a dirf é enviada?
- Como facilitar reter e obter as informações da Dirf
- Passo a passo: preencher e enviar a dirf sem erros
- fim da dirf? o que acontece em 2026
- o que é eSocial e efd-reinf?
O que é a DIRF?
DIRF é a sigla de Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte. Este imposto retido se refere aos encargos tributários retidos na folha de pagamento de funcionários, terceirizados autônomos e pró labore pela fonte pagadora. Ou seja, sua empresa. Essa declaração serve para informar a Receita Federal dos valores de contribuição e imposto de renda que foram retidos desses pagamentos.
A declaração também é importante para o cruzamento de informações da Receita Federal, evitando sonegação de impostos e incongruência na declaração da pessoa física e jurídica dos seus recebedores.
A contabilidade ou contador que cuidou da sua empresa durante todo o ano-calendário terá as informações necessárias para preencher a declaração e manter sua empresa regularizada.
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Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF)
Todo pagamento tem o desconto automático de impostos e contribuições, para simplificar a prestação de contas. A fonte pagadora (a empresa) deve reter esse encargo para a Receita Federal e especificar os descontos mensalmente no holerite dos funcionários.
Esse cálculo e prestação de contas são feitos por sua contabilidade, mais especificamente pelo Departamento Pessoal (DP). Todas estas informações você pode acompanhar pela folha de pagamento mensal.
Quem está obrigado a declarar a DIRF?
De acordo com a Instrução Normativa RFB nº 1990 de 2020, devem apresentar a DIRF 2025 as pessoas físicas e jurídicas que pagaram ou creditaram rendimentos que tiveram retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, ainda que em um único mês do ano-calendário a que se refere a declaração.
Empresas do Simples Nacional e MEIs também apresentam a DIRF 2025 se estiverem enquadradas. Porém, o MEI fica isento da obrigação caso só tenham realizado pagamento de comissões e corretagens para administradoras de cartões de crédito.
Prazo para emitir a DIRF
O prazo comum para emitir a DIRF é até o último dia de fevereiro. Em 2025, este é o dia 28 de fevereiro, às 23h59min59s.
Por onde a DIRF é enviada?
A declaração é enviada através do Programa Gerador de Declarações (PDG). Todos os anos a Receita Federal lança o programa com um leiaute específico, o qual deve ser usado a hora de preencher as informações.
No caso de você utilizar um programa de sistema contábil, ou ter o acesso a esse programa gerido pela sua contabilidade, pode realizar a importação das informações para dentro do programa gerador. Isso facilitará algumas etapas. Porém, caso não tenha a expertise, recomendamos deixar este trabalho com o contador responsável da empresa, uma vez que o preenchimento errôneo pode ocasionar em danos fiscais até mesmo para seus funcionários.
Como facilitar a retenção e obtenção das informações da DIRF?
Você já deve ter percebido que sua contabilidade, e mais especificamente, o departamento pessoal da sua contabilidade terá todas estas informações. Com todas as folhas de pagamento em mãos, você deve ter tudo o que precisa.
No entanto, é possível simplificar e tornar essa informação ainda mais acessível com o uso de softwares e sistemas de holerite digital, os quais possibilitam ao seu funcionário receber o holerite digitalmente mês a mês, e ter o relatório de rendimentos gerado automaticamente, assim como permite que seu RH tenha controle das informações, sem precisar entrar em contato com a contabilidade a todo instante.
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Penalidades por não enviar a DIRF
O não envio da Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte dentro do prazo estipulado no ano-calendário, gerará uma multa de 2% ao mês-calendário sobre o valor de IR informado na declaração, sendo que a multa mínima é de R$ 200 para pessoas físicas, jurídicas inativas e empresas optantes do Simples Nacional; e de R$ 500 para as demais.
Depois de enviar a DIRF, o que faço?
Após o envio da DIRF 2025, é preciso disponibilizar a todos os funcionários o Informe de Rendimentos individuais. Este documento é importante para eles pois será usado por quem deve declarar o IR da pessoa física.
Passo a Passo: Como Preencher e Enviar a DIRF Sem Erros
O preenchimento da DIRF é bem simples, caso já possua os demais documentos e informações que constam no eSocial da sua empresa. Veja o passo a passo a seguir para aprender a preencher a DIRF, evitando erros e retificações.
Passo 1: Download do Programa Gerador de Declaração (2025)
Acesse este link para ir à página oficial de download do Programa DIRF, disponibilizado pelo portal gov.br, site do governo federal. Não realize o download em outras plataformas, para evitar vazamento das informações da sua empresa ou a instalação de programas suspeitos.
No seu navegador, o download deve ser iniciado automaticamente, e você pode acompanhá-lo.
Note que o nome do arquivo deve ser “Dirf2025Win” seguido do número 32 ou 64 e v1.0.
Nas informações de download, você também pode ver que a fonte está vinculada ao site do governo federal https://www.gov.br.
Passo 2: Primeira Vez Abrindo o Software
Clique no arquivo após o término do download. Ele deve estar dentro da sua pasta de Downloads. Em seguida, será aberta uma aba para que você confirme a ação. Clique em executar.
Clique em avançar.
Por padrão, o programa será instalado na sua pasta de Arquivos de Programa. Porém, você pode selecionar outro diretório.
Espere o programa instalar, depois clique em avançar e concluir. Pronto, um ícone do PGD da DIRF 2025 aparecerá na área de trabalho do seu computador.
Na sua primeira vez abrindo o PGD, é possível que uma aba extra apareça nomeada “Destaques da Dirf”. Nela estão as principais atualizações do software, em comparação ao do ano anterior. Você pode procurar pela atualização que se enquadre na sua empresa, ou pode marcar a opção “Não exibir tela novamente” para que, na próxima vez que abrir o programa, esta aba não apareça.
Passo 3: Clique em Nova Declaração
Na tela inicial do programa, clique em Nova Declaração.
Passo 4: Escolha se é Pessoa Física ou Pessoa Jurídica
Preencha as informações apenas de uma das opções, caso o CNPJ e o nome empresarial ou o CPF e o nome pessoa física coincidam, o botão Ok ficará disponível para prosseguir.
Passo 5: Selecione o que originou a obrigatoriedade da declaração
A seguir, você deve marcar o motivo da declaração. Ao optar por pessoa física ou jurídica, algumas opções podem estar indisponíveis, por serem específicas de cada um dos casos.
Passo 6: Preencha as demais informações, clicando em avançar ou Ok
Caso erre alguma das informações, clique no botão Cancelar. Ao cancelar a declaração, você retornará ao menu inicial, e terá de recomeçar a Declaração.
Passo 7: Revise as informações
Antes de prosseguir, tome cuidado para sempre preencher as informações com os números certos, opções corretas e sem erros de digitação.
Passo 8: Por fim, clique em enviar
Na última página da declaração, clique no botão de envio.
Passo 9: Fique sempre de olho no status, até que esteja marcado como “Aceita” Status do Envio da DIRF
Agora, é preciso observar o status da DIRF até que ela saia de “Em Processamento” para “Aceita”. Isso pode demorar minutos, horas ou até dias, tudo dependerá do sistema da Receita Federal.
- Em Processamento: Quando a Receita Federal está avaliando as informações declaradas;
- Aceita: Quando a declaração foi aprovada;
- Rejeitada: Quando foram detectados erros durante o processo e o documento deverá ser retificado;
- Retificada: Quando o relatório foi substituído integralmente por outro;
- Cancelada: Quando a declaração perde todos os seus efeitos legais.
Fim da DIRF? O que acontece em 2026
Desde 2024, há a expectativa de que a DIRF venha a ser extinta. Isso porque novas formas de fazer a apuração das informações já foram implementadas pela Receita Federal: o eSocial e a Reinf.
Essa integração fiscal reuniria todas as informações num único sistema, o que agilizaria e simplificaria muito do trabalho que já é feito. A DIRF passaria a ser desnecessária.
Este movimento de modernização já acontece em outras demandas contábeis e fiscais, por isso é importante que sua contabilidade se mantenha sempre atualizada.
Em 2025, esperava-se que a DIRF fosse extinta, porém, como boa parte das empresas brasileiras ainda enfrentam dificuldade em se ajustar ao eSocial e à EFD-Reinf, o governo federal decidiu adiar a extinção para 2026.
Portanto, 2025 é o último ano para a DIRF; e todas as empresas que ainda não se adequaram às modernizações fiscais, devem fazer isso o quanto antes.
O que é eSocial e EFD-Reinf?
eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas do Governo Federal, que visa centralizar, unificar e simplificar a prestação de informações das relações de natureza trabalhista. O eSocial foi lançado em 11 de dezembro de 2014 e já completou 10 anos de existência.
Já a EFD-Reinf é a sigla de Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Ela também tem o objetivo de coletar as informações relativas a pagamentos ou créditos de rendimentos e retenções de imposto sobre a renda na fonte, com vista a substituir a DIRF.
A EFD-Reinf foi lançada no dia 21 de setembro de 2023, com a escrituração das retenções de tributos como IR, CSLL, COFINS e PIS.
Como prometido, neste post vimos de forma simplificada o que é a DIRF, por que ela é importante para sua empresa, o que acontece caso não a envie, para que serve o informe de rendimentos dos seus funcionários e quais as obrigações que sua empresa precisa cumprir a fim de não sofrer as penalidades.
Agora, é preciso correr, pois há poucos dias para a regularização de 2025!
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Redação Euro Contábil
Mellyne Saboia | Jornalista e designer
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