Os principais Custos e Despesas de uma empresa (2024)

Muitos têm o sonho de ser dono do próprio negócio, mas nem todos já calcularam é preciso saber quais são as despesas e os custos de uma empresa – que vão inevitavelmente sair do bolso…

Quando você abre um CNPJ, toma o primeiro passo para ter uma empresa. Mas está ainda longe de já ter alcançado o sonho.

Para que sua empresa venha a existir, é preciso ter um local, um horário de abertura e encerramento das atividades, forma de pagamento para vendas, um sistema de estoque, precificação dos produtos vendidos…

E mais um monte de coisas!

Se você for parar para pensar, vai notar que a maioria dessas coisas envolvem as despesas e os custos de uma empresa

Seja o custo de comprar o material necessário, ou o custo de aluguel de um ponto comercial – abrir um novo negócio deve ser um plano previamente calculado para evitar que os custos sobressaiam o orçamento inicial.

Ao entender quais são os custos e despesas com que sua empresa lidará nesse começo, e nos próximos meses, é possível planejar financeiramente com segurança.

Assim o seu crescimento será suficiente para cobrir as saídas do caixa.

Porém, só chega a essa maturidade empresarial o empreendedor que sabe lidar com os gastos de maneira inteligente. Por isso, continue sua jornada de planejamento financeiro.

Neste artigo você encontra

Quais são os custos para abrir uma empresa?

As despesas e os custos de uma empresa variam de acordo com o tamanho dos negócios (seu porte), enquadramento das atividades, tributação, modalidade societária e até mesmo em qual estado está sendo aberta.

Atualmente, 99% das empresas abertas no Brasil são microempreendedores, microempresas e empresas de pequeno porte.

Logo, é inevitável que a maioria das dúvidas sobre custos tenham relação com esse enquadramento.

Por isso, falaremos das empresas em geral, mas daremos atenção especial aos microempreendimentos.

Como forma de incentivar a formalização e garantir benefícios, o governo estabeleceu custos menores para a abertura de MEI (microempreendedores individuais) e ME (microempresas).

Desse modo, os custos são simplificados.

Um exemplo disso é o Simples Nacional, que garante taxas menores sobre impostos e isenções de tributos para quem se enquadra.

De acordo com o SEBRAE (em 2016), o custo de abertura de uma empresa, considerando os estados, poderia variar entre R$ 500 a R$ 1500 – apenas de documentação. Além disso, vale pensar nos custos iniciais do negócio que podem se tornar despesas fixas no decorrer do tempo, como:

Dependendo do seu planejamento e das necessidades da empresa, é possível ainda contar os custos de terceiros, como a assinatura de um software para gestão empresarial, a limpeza do estabelecimento, entre outros.

Documentação

Assim como não há como estabelecer um custo padrão para toda empresa, não há como estabelecer documentação fixa necessária para todas as empresas. Essa documentação varia de acordo com as atividades e tipos de serviço prestados.

No caso de MEI, microempresas e empresas de pequeno porte, é preciso ficar atento com o registro na sua prefeitura/administração regional e nas exigências do tipo de trabalho oferecido.

Em alguns casos, será necessário o registro na Entidade de Classe (como no caso de médicos, advogados, psicólogos, etc), na Secretaria do Meio-Ambiente e em outros órgãos de fiscalização.

Outro gasto da abertura de uma empresa é o registro de marca, ou registro de nome.

Para assegurar que sua empresa não será copiada ou que outro negócio tenha o mesmo nome, é preciso fazer a consulta e depois registrar sua marca no Instituto Nacional de Propriedade Industrial.

Esse trâmite varia de R$ 200 a R$ 2000.

Alvará de Funcionamento

Já para abrir um CNPJ junto à Receita Federal, é necessário primeiro ter registro na Junta Comercial do seu estado. A documentação varia de R$ 75 a R$ 350.

Vale ressaltar que um dos benefícios do MEI e da ME é obter o alvará de funcionamento temporário imediatamente após o registro da pessoa jurídica no município.

Licenças

Para abrir uma empresa física, é preciso estar dentro da regulamentação municipal. As licenças de funcionamento, como a do Corpo de Bombeiros, sanitária e ambiental são essenciais. Obtê-las varia de R$ 120 a R$ 750.

Certificado Digital

Por fim, mas igualmente importante, todas as empresas precisam emitir nota fiscal (com exceção do MEI). Para tal, é necessário um certificado digital, que autentica a empresa. Seu valor varia de R$ 150 a R$ 400.

Contratar um contador ou não?

A contratação de um contador não é obrigatória por lei. No entanto, não ter um contador vai gerar dores de cabeça para a administração financeira depois.

O contador se faz necessário quando consideramos todas as várias exigências fiscais e detalhes da lei (assim como suas mudanças constantes), que podem ser confusas e tomar o tempo de quem não tem especialização na área.

Para uma empresa em processo de abertura, o ideal é que se tenha o acompanhamento de um contador desde o início.

Com o conhecimento dele, será possível acelerar as burocracias e calcular de forma correta todos os custos e isenções cabíveis ao seu negócio.

Qual a diferença entre os custos e as despesas de uma empresa?

Similares, mas não iguais. Os custos e as despesas são ambos parte dos gastos que uma empresa inevitavelmente tem.

Mas como separá-los?

Custos

Quando definimos os custos, consideramos todos os gastos necessários para que a produção seja possível. Assim, tudo que você precisa para vender um produto é considerado custo.

Os ingredientes de um confeiteiro são os custos que ele tem para produzir seu bolo. O caderno de música de um professor de violão é seu custo para dar aulas.

Entram na lista de custos:

Despesas

Agora, quando definimos as despesas, entendemos que elas são a parte dos gastos que envolvem a administração empresarial – ou seja, o necessário para manter a empresa rodando.

Dessa forma, o aluguel de uma sala em um prédio comercial é uma despesa; a assinatura de uma plataforma de gestão de estoque é uma despesa.

Na listinha de despesas também são acrescentados:

Dentro das despesas é possível também separar as despesas fixas das despesas variáveis. Vamos entendê-las.

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Despesas fixas: o que
são e como colocar no
planejamento financeiro

De modo simples: as despesas fixas são valores que não mudam dependendo do volume de produção, mas se baseiam nas necessidades periódicas da empresa para se manter funcionando.

Assim, podemos considerar como despesa fixa a conta de luz, de internet, seguros, sistemas e softwares, serviço de terceiros, folha de pagamento…

Ao ter um bom controle das despesas fixas do seu negócio, você poderá planejar financeiramente os gastos futuros e montar assim o capital de giro ideal.

Uma forma fácil de identificar as despesas fixas é pensar em quais são os gastos recorrentes, que se repetem todos os meses.

Torna-se previsível ter de pagá-los. E são necessários. Aliás, comece sempre a anotar os gastos do mês pelas despesas fixas – elas são a base das contas e do controle do capital de giro do seu negócio.

Despesas fixas no planejamento financeiro

Por causa de seu caráter imutável e periódico, manter o controle e organização das despesas fixas é essencial nas finanças de uma empresa.

Através da visão geral das despesas fixas, é possível identificar os gastos excessivos e as opções inviáveis ao capital de giro atual.

Por isso, é fundamental ter um planejamento financeiro bem estruturado.

Pelo planejamento financeiro, a empresa estipula quanto do capital em caixa será usado para pagar as despesas e continuar a produção para o próximo mês.

Conhecendo as características do caixa do seu negócio, o quanto é possível vender e como as vendas se comportam, a definição das despesas fixas fica ainda mais fácil de ser feita.

Por outro lado, a melhor forma de economizar com as despesas fixas é pesquisando as opções que se encaixam no orçamento determinado pelo planejamento financeiro.

Desse jeito, conheça quais fornecedores são mais acessíveis e quais serviços oferecem mais benefícios.

Ao delimitar as despesas fixas, é possível compreender melhor quanto do lucro pode ser guardado para reservas de emergência ou investimentos na empresa.

Assim, tanto o capital de giro ajuda a definir o controle das despesas, quanto as despesas definem a proporção de crescimento do capital de giro.

Sucesso não significa aumento das despesas fixas

Talvez seu negócio comece a caminhar mais rápido do que você esperava – o caixa tem lucro excedente e você sente que pode investir em muitas melhorias para a empresa.

Mas calma!

As despesas fixas devem ser movidas fundamentalmente pelas necessidades da empresa. Em segundo plano, estão os investimentos para crescimento, que devem ser estudados e planejados. Quando você investe, o caixa não pode ficar vazio. Por isso, é preciso mapear quais melhorias têm prioridade, ao invés de usar tudo de uma vez.

Despesas variáveis: o que
são e como prever os gastos

Como o você já deve supor, as despesas variáveis são aquelas que mudam dependendo do período. Exatamente!

As despesas variáveis são verdadeiros monstrinhos, pois nem mesmo o planejamento mais bem estruturado é capaz de prever todas s variações. Isso porque elas dependem de fatores externos, dos clientes e do ambiente.

Por exemplo: a venda de chocolate aumenta muito na semana da Páscoa; o preço da gasolina está alto, logo as entregas são mais caras. Se é impossível prever tim-tim por tim-tim das variações, então como se planejar para não ficar no vermelho?

Para que sua empresa saiba quais são as despesas variáveis, é preciso primeiro estabelecer as despesas fixas.

Quando sabemos quais são os valores que não mudam mês a mês, descobrir aqueles que mudam fica bem mais simples.

Como prever o gasto com as despesas variáveis

Se você não sabe quais serão as despesas variáveis até que o período termine, e então seja preciso calcular, como é que vai guardar capital para quitar esses gastos?

O ideal é que se tenha uma reserva de emergência, além do capital de giro em caixa. Ao montar o planejamento financeiro da sua empresa, faça um balanço das despesas variáveis dos últimos meses e estabeleça um orçamento.

Aliás, se o controle financeiro está em dia (principalmente o controle do caixa) então é possível controlar os gastos variáveis no decorrer do mês, tendo assim conhecimento de quanto do orçamento para despesas já foi usado.

As despesas variáveis mais comuns em uma empresa são:

Não existe lista definitiva de despesas variáveis, cada negócio terá a sua, e ela pode diminuir ou aumentar ao longo do tempo. O que importa aqui é saber que por se tratarem de eventos esporádicos é possível negociar e orçar os gastos, fazer parcerias e/ou permutas.

Quando começar a calcular as despesas de uma empresa?

O controle sobre as finanças de uma empresa deve começar desde a sua abertura. Como as despesas fazem parte da sobrevivência do negócio, elas se tornam problemas recorrentes caso não sejam bem entendidas e organizadas.

Assim, uma empresa financeiramente saudável e com boa perspectiva de crescimento sempre terá o controle das despesas como uma de suas bases para a gestão financeira.

Controle de despesas para MEI e ME

Ter o próprio negócio é um sonho se tornando realidade.

No entanto, muitas vezes acabamos vivendo esse sonho ao limite – e ele passa a ser um pesadelo. Se você não controlar financeiramente o seu negócio, os riscos de que ele se confunda com suas finanças pessoais ou que saia dos trilhos na hora de pagar os boletos será muito grande.

Microempreendedores Individuais e microempresas devem também fazer o controle financeiro das despesas fixas e variáveis do seu empreendimento.

Por isso, a melhor forma de se tornar sensato com a saúde financeira de uma empresa é tendo conhecimento sobre o tema. Estude o caso da sua microempresa, descubra como as despesas se comportam e coloque a lista de gastos no papel. Com números sólidos em mãos, é hora de planejar os próximos passos.

Formas de diminuir o custos
e as despesas de uma empresa

Agora que já sabemos o que são gastos e custos de abrir uma empresa e mantê-la funcionando, está na hora de descobrir como diminuir os gastos do caixa.

1) Custos com documentação e abertura de empresa

Infelizmente, não há como fugir da maior parte dos custos de se abrir uma empresa.

A documentação é essencial para a regularização do estabelecimento, além de garantir os direitos como empresa para vender e receber crédito.

Para novos negócios que têm pouco orçamento ou caixa, a recomendação é enquadrar-se como microempreendedor individual (MEI) ou microempresa (ME). Isso porque um dos benefícios do MEI é a isenção de muitas exigências e valores cobrados na hora de se formalizar a empresa.

Enquanto, para a microempresa, também há benefícios e os valores são reduzidos.

O que se pode fazer é pensar a abertura de uma empresa (principalmente uma média ou grande) de forma estratégica. Ao ir abrir sua empresa na prefeitura do seu município, tenha em mente:

Caso seja possível, pesquise as leis e a regulamentação de empresas do seu ramo em cada município que haja possibilidade da abertura da sua empresa. Talvez isso altere até mesmo os seus planos de negócio, mas vale pensar sobre antes de concretizar qualquer outro passo.

2) Ferramentas e máquinas

No começo, é comum que os maiores custos orçamentários venham do maquinário necessário para a sua empresa produzir. Seja em uma padaria ou em um açougue, os preços e os tipos de equipamentos mudam – fazendo com que apenas uma boa pesquisa nos preços do mercado garanta a otimização dos gastos.

3) Estoque & Insumos

Novamente, a pesquisa de preços será sua maior aliada para montar o estoque da sua empresa. No entanto, aqui você pode se tornar um pouco mais estratégico e fazer acordos com os fornecedores, para diminuir as despesas recorrentes.

Assim, entre em contato com os fornecedores ideais e faça uma parceria.

À medida que seu negócio expande, será possível conquistar mais parceiros e assim diminuir os gastos periódico com as despesas de estoque.

Você sabe o que insumo significa? Insumo é a matéria prima, ou o recurso necessário para a produção de outro produto. Por exemplo: a madeira é o insumo para as fábricas de papel. >

4) Contas fixas

Não dá para fugir das contas de luz, água, internet, telefone… Elas fazem parte das despesas e os custos de uma empresa. Mas você já pensou em minimizar essas cobranças? Sim, é possível planejar o gasto com energia elétrica e água ao reduzir o uso desses recursos em sua empresa.

Um exemplo disso é o uso de tecnologias sustentáveis, como banheiros inteligentes e tetos solares.

É claro que esse é um investimento alto para o começo de uma empresa, no entanto, se torna muito lucrativo a longo prazo, já que se converte em economia mês a mês.

Para a internet e telefone, o recomendado é conhecer as operadoras e serviços da sua região e considerar pacotes internet-telefone. Talvez seja preciso fazer testes até encontrar o serviço que melhor satisfaz as necessidades da empresa.

5) Folha de pagamento e sócios

Uma despesa que poucos empreendedores gostam de pensar sobre é a folha de pagamento ou os trâmites societários. Realmente, não é um assunto fácil – que diria o nosso Departamento Pessoal e RH!

É preciso entender que o fechamento correto das folhas de pagamento e a revisão dos modelos societários para sua empresa podem significar – financeira e juridicamente – a vida ou a morte.

Por isso, ter um bom contador é uma obrigatoriedade para empresas formais. Nessa área de expertise, a Euro Contábil pode receber sua empresa – seja durante a abertura ou para dar longevidade.

Somos feitos de uma equipe de contadores profissionais especializados em cada departamento. Quando iniciamos nessa jornada com você, trabalhamos em conjunto para que todos os setores financeiros da sua empresa conversem e cheguem ao melhor resultado.

Além disso, somos assessores de nossos parceiros – temos como missão potencializar os resultados financeiros do seu negócio.

Afinal, queremos entender suas dores e oferecer as opções viáveis para os seus objetivos. Algo que só quem é expert e amigo consegue.

5) Impostos e tributos

Sim eles também são despesas e os custos de uma empresa. Para diminuir os impostos e tributos pagos pela sua empresa, é preciso planejamento tributário. Não há outro caminho legal para isso.

Aliás, planejamento tributário não é o mesmo que sonegação. Ao se planejar tributariamente, sua empresa está aproveitando de benefícios fiscais garantidos pela lei e mantendo mais do lucro de vendas no caixa.

Mas, para que esses dois objetivos sejam alcançados, é necessário conhecer as leis que regulam a fiscalização de uma empresa e tomar medidas para se enquadrar em benefícios. Existem impostos que são regulamentados pelo município.

De acordo com o município e a região em questão, as alíquotas (taxas) podem ser mais altas, mais baixas ou até mesmo isentas.

Assim, uma boa forma de começar seu plano de negócio é por conhecer os benefícios de cada município e optar por aquele que beneficia a empresa.

Além disso, é possível adaptar produtos e formas de venda para diminuir os impostos. Um exemplo é a indústria de bebidas, que tem seus produtos taxados com base no conteúdo e na embalagem.

Note que nos mercados é possível encontrar tamanhos e formatos diferentes para as bebidas, isso não é apenas uma variação de opções para o consumidor. É uma decisão estratégica para diminuir tributos.

6) Regime Tributário

Por fim, uma terceira forma de diminuir os impostos de modo inteligente e legal é escolher um enquadramento no recolhimento dos tributos.

Se você já está imerso na gestão financeira de empresas, então já deve ter visto alguma coisa sobre Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional. Esses são métodos de cálculo de tributos (principalmente do Imposto de Renda sobre Pessoa Jurídica – IRPJ) para facilitar o recolhimento da Receita.

No caso de MEI, ME e pequenas empresas, é possível enquadrar-se como Simples Nacional. Com o Simples Nacional, muitos tributos são isentos e muitas taxas, diminuídas. Aderir ao Simples Nacional é a melhor opção para novas empresas.

Aplique gestão financeira aos custos e despesas da sua empresa

Enfim, quando você chega ao final desse material, sabendo de todas as formas de diminuir as despesas e os custos de uma empresa e entendendo que é preciso planejar-se financeiramente, agora tudo o que falta é aplicar esse conhecimento.

Já falamos aqui sobre custos ao abrir uma empresa, despesas de manutenção, segurança financeira e até sobre planejamento financeiro. Porque tudo isso faz parte da Gestão Financeira empresarial. O que queremos agora é que você aplique esse conhecimento às suas finanças.

Assim, não se restrinja apenas à empresa – a gestão financeira é uma parte fundamental para suas finanças pessoais também.

De fato esperamos que esse nível da Jornada Empreendedora tenha sido enriquecedor para a sua caminhada.

Agora, continue aprimorando seu conhecimento.

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