Como fazer a Gestão Financeira de uma Microempresa

A gestão financeira é um dos pilares que sustentam a microempresa de sucesso. Para aprender como fazer essa gestão, preparamos este guia para esclarecer todas as dúvidas.

Como seria bom se quiséssemos expandir nosso negócio e simplesmente soubéssemos o quanto seria preciso gastar, o quanto poderíamos orçar e qual o lucro obtido após um certo período…, mas ter esse controle é tão difícil quanto saber se vai chover amanhã: você pode olhar para o céu e prever ou olhar um site de meteorologia para se informar.

Talvez o seu palpite acerte, mas com certeza o site será mais confiável.

Afinal, houve estudo e análise de profissionais em meteorologia para dizer se iria ou não chover. Eles tinham controle sobre as mudanças sazonais, e ainda podiam contar com uma visão ampla das nuvens, dos ventos no oceano… Tanta coisa que nem imaginamos!

O que quero dizer é: Lidar com as finanças da sua empresa deve sempre estar mais próximo dos cientistas em meteorologia do que de palpites feitos no achômetro.

E para isso usamos a Gestão Financeira – uma série de ferramentas e métodos que ajudam a controlar os gastos, prever entrada e saída do caixa e planejar o crescimento seguro de uma empresa.

A Gestão Financeira é parte do dia-a-dia de uma microempresa.

Essa gestão começa como várias boas práticas que permitem a organização financeira e saúde do caixa. Por exemplo: anotar toda a movimentação de entrada e saída de dinheiro; ter uma caderneta de gastos ao longo do mês; e manter um uma poupança de emergência para a empresa.

Através destas práticas, você conseguirá manter uma Gestão Financeira eficaz, e a longo prazo, terá total controle do crescimento dos negócios. Assim, investir fica mais fácil.

Mas não basta saber que é preciso mudar e se organizar – você precisa começar.

Então vamos lá! Mãos a obra, pois nenhuma torre se construiu sozinha ou em um dia.

Neste artigo você encontra

Características da Gestão Financeira saudável para microempresas

Quando pensamos em Gestão Financeira, a primeira palavra que deve vir à mente é organização.

Porque sem uma boa organização não se faz a gestão financeira ideal para seu negócio. Uma microempresa conta com menos burocracia e complexidade de administração – muitas vezes ela é gerenciada por apenas uma pessoa, o titular.

Como empreendedores individuais, o verdadeiro desafio não é o tanto de trabalho que é preciso ser feito na hora de organizar as finanças, mas sim, saber o que é que deve ser feito e criar o hábito de fazê-lo.

E não existe cura!

Uma Gestão Financeira para a microempresa só é saudável se tem o hábito de se organizar.

Mas calma lá, não vamos nos assustar logo de cara. Com um passo de cada vez, podemos percorrer uma maratona. Tome o seu tempo e absorva atentamente a cada tópico a seguir. Colocando todas essas práticas em ação, você verá a organização financeira da sua microempresa florescer

Entenda o caminho, escolha o trajeto

Antes de prosseguirmos para uma lista de obrigações e deveres para a sua microempresa, primeiro, precisamos deixar claro que cada empresa é única e muitos métodos de controle financeiro não se aplicarão da mesma forma.

Assim, tenha em mente o ensinamento e aplique de acordo com as suas necessidades.

A principal diferença entre uma microempresa e outra é a atividade econômica, sua mercadoria ofertada. Uma ME que serve mercadoria de alimentação como prato feito ou self-service não terá a mesma forma de se organizar que uma ME de serviços – de construção civil, por exemplo.

Aqui está o primeiro passo: pegue uma folha e caneta ou abra um bloco de notas no computador e anote “Atividade = __________” com aquilo que sua microempresa oferece. Esse será o nosso Norte a partir de agora.

Controle de Estoque

Controle de estoque é a manutenção e monitoramento do material necessário para que uma empresa opere normalmente. Esse material pode ser a mercadoria ofertada ou ingredientes necessários para a confecção dos serviços.

Em resumo, aqui vai o passo a passo para montar o seu estoque:

1) Faça um inventário de tudo que já existe no estoque;

2) Procure uma forma de salvar essa informação, seja em uma tabela numa caderneta ou online;

3) Crie o hábito de anotar tudo (exatamente tudo!) que acontece no estoque;

4) Após um tempo, faça uma análise daquilo que mais saiu e daquilo que empoeirou as prateleiras, assim você saberá o que é preciso criar um estoque maior ou menor;

5) Revise tudo de tempos em tempos.

Controle de Fluxo de Caixa

O fluxo de caixa é o monitoramento de toda entrada e saída de dinheiro que acontece.

Sabia que muitos empreendedores acreditam que ter o saldo positivo no final do mês é o bastante para entender o fluxo de caixa do negócio? Essa é uma grande mentira!

Se você continuar só olhando para o resultado de agora, sem entender como chegou a ele e como ele vai se comportar no futuro, como poderá se preparar para os próximos passos da sua microempresa?

Pois esse é o principal problema para quem não tem um controle de fluxo de caixa bom.

Outro ponto a se levar em consideração é que a falta de controle no fluxo do caixa pode levantar suspeitas de saldos errados, e até comprometer a transparência entre os colaboradores da empresa.

Com o controle correto, será possível planejar o que investir e onde investir no seu negócio.

Bem mais simples do que sofrer ansiedade com tomadas de decisões sem embasamento, certo?

Aliás, usando a mesma avaliação de antes, existem diferentes métodos para fazer o controle do fluxo de caixa, dependendo de como suas vendas são feitas: diariamente, por projeto, por encomenda; além de qual o objetivo desse controle: analisar o fluxo passado para prever o futuro; geração de lucro para um período determinado; etc.

Para todos os negócios, o ideal é sempre ter um fluxo de caixa operacional, que é o controle de toda a entrada e saída de dinheiro relacionado a vendas ou compras para o estoque. Esse é o controle que vai te dizer quanto a empresa precisa de vendas para se manter nos trilhos.

Capital de Giro

Tendo um bom controle do fluxo de caixa, é inevitável que você consiga um bom controle do capital de giro.

Afinal, o capital de giro é a averiguação das despesas fixas ou devidas e o capital em caixa para pagar essas despesas. De forma simples: Lucro no Caixa – Despesas = Capital de Giro.

Essas despesas são chamadas de custos operacionais e nada mais são do que todos os custos que infelizmente precisam ser desembolsados para manter o negócio sobre os trilhos.

Fazendo uma análise do capital de giro, é possível classificá-lo em 2 níveis diferentes:

Capital de Giro Negativo – quando a empresa gasta mais do que ganha;
Capital de Giro Positivo – quando a empresa ganha mais do que gasta;

Para estar do lado do capital de giro positivo, é necessário entender suas necessidades, seu potencial e como conseguir alcançar as metas mínimas. Meta mínima é o custo operacional, aquele que é preciso ser pago para que o negócio continue funcionando.

Assim, o ideal é que você considere a forma de pagamento dos seus clientes (a vista, parcelado, etc) e crie um capital de giro suficiente para meses de dificuldade.

E deste modo, conseguirá manter a empresa funcionando mesmo nos piores cenários.

Quanto maior o capital de giro guardado, mais segurança o negócio terá. Esse é um passo de estabilidade para a Gestão Financeira da sua microempresa.

Despesas Operacionais

Já muito falada aqui, a despesa será uma constante para qualquer empresa. Sempre haverá necessidade de retirar um pouco do caixa, seja para suprir a falta de materiais, para honrar contratos ou para contribuir com os tributos do país.

Em geral, as despesas se dividem entre:

Aluguéis e manutenção do espaço físico;
Folha de pagamento de colaboradores;
Impostos;
Reposição de estoque;
Seguros;
Contas de eletricidade, água, internet, linha telefônica, etc.
Assinatura de Softwares e sistemas;
Dívidas, empréstimos ou taxas bancárias.

Para entender as despesas fixas e variáveis dos seus negócios, é preciso mapear toda a entrada e saída do caixa (lembra do Controle de Fluxo de Caixa?). Assim, mais do que achismos ou chutômetros, você estará usando informações reais, fatos.

Quando se trata de negócios, o melhor é confiar nos fatos – e se preparar para imprevistos.

Coloque no papel esses tópicos (e mais aqueles que são específicos da sua empresa), e some os valores de cada gasto. No final, somando todos os gastos, você obterá a despesa operacional daquele período.

Ao saber essa despesa, planejar vendas e traçar objetivos será mais fácil, assim como diagnosticar saúde dos negócios.

Análise dos Dados Coletados

A análise, embora mais demorada, deve ser uma constante na administração de uma microempresa – principalmente para sustentar o planejamento financeiro.

Após recolher todas as informações acima, você terá material suficiente para colocar os valores um do lado do outro; quanto entra, quanto normalmente é vendido, seus melhores produtos (e os piores), quanto vai sair e qual é o saldo.

Melhor, se essas informações forem controladas por algum tempo, você terá como prever os números futuros, com uma margem de erro para inconstâncias.

Existe, ainda, a análise de vendas. Ela só é possível quando o controle de estoque está em dia. Através dessa análise, é possível entender como seus produtos atraem os clientes, qual o perfil dos seus clientes e quais estratégias comerciais seriam mais positivas para o futuro dos negócios.

Planejamento Financeiro

Embora de grande importância, o planejamento financeiro raramente entre em foco ao se administrar as finanças em uma microempresa. Afinal, pra que serve um planejamento assim?

Primeiro, lembra de quando falamos sobre montar estratégias que condizem com a situação atual dos seus negócios? Ao usar os dados e a análise feita desses resultados? Bom, se você deseja otimizar as finanças da microempresa, é essencial ter um planejamento financeiro para colocar toda essa informação em prática.

Após a análise, o controle correto e a organização, cuidar de um planejamento financeiro será apenas uma ferramenta que alimenta os propósitos da Gestão Financeira de uma microempresa.

Afinal, os negócios vivem de propósitos. Alguns microempreendedores podem ter o propósito de sustentar a si e a sua família, outros têm o propósito de ganharem a vida com o que amam, e ainda o propósito de fazer a diferença para a sua comunidade.

Independentemente do seu propósito, o planejamento financeiro é delimitar rotas, expectativas e objetivos para a ME. Ou seja, se aproximar da realização de seu propósito.

Como Montar o Planejamento Financeiro

Para montar o planeamento financeiro, é preciso colocar no papel (ou na planilha) todas as informações até agora recolhidas sobre a empresa. Fazer uma análise honesta sobre a situação atual (não somente financeira, mas como um todo) e listar quais são os propósitos do negócio.

Considere o que você quer como microempreendedor e o potencial que a ME tem. Esse potencial pode ser aumentado? Desenvolvido? É suficiente para alcançar os seus sonhos?

Responda com sinceridade.

Ao obter o hoje da empresa, a tendência para o futuro e a proporção de crescimento que é preciso ter para atingir o seu propósito – você saberá quais passos dar.

Talvez esses passos sejam incertos ainda, mas é preciso ter uma direção para sair do lugar. Com o tempo, você aprenderá o que funciona e o que não funciona com a sua microempresa.

Organize o Setor Financeiro da sua microempresa

Pode a empresa de uma pessoa só ter setores diferentes?

Esse é um pensamento comum para microempreendedores individuais. Se tudo está nas suas mãos, fica mais difícil diferenciar o que é administrativo do que é operacional, e assim por diante.

Mas não se engane.

Uma microempresa tem, sim, setores. E é preciso que esses setores se dividam e funcionem individualmente, mantendo a comunicação interna .

No caso do Setor Financeiro, responsável pela organização e saúde financeira, é imprescindível que a comunicação seja ativa.

Deste modo, todos os demais setores devem reportar ao financeiro sobre movimentações de vendas, entrada e saída de caixa e controle de estoque. De fato, o Setor Financeiro se alia à Gestão Financeira na microempresa, – um não vive sem o outro.

Mas, para o trabalho feito por uma única pessoa, talvez seja mais difícil separar os segmentos.

Em síntese, o que o microempreendedor precisa fazer é separar um tempo da rotina para o Setor Financeiro do seu negócio.

Aliás, sabemos que pode ser bem chato ter de sentar à mesa e anotar números no “Caderninho de Finanças”. Por isso, veja os tópicos abaixo para facilitar essa tarefa.

Dicas para criar hábitos na Gestão Financeira de uma microempresa

Criar um hábito, para o ser humano, demora em média de 3 a 7 dias. Para que esse hábito se consolide em rotina, é preciso mais 2 ou 3 semanas.

Agora, imagine que você precisa pela primeira vez na vida começar a controlar todos os gastos e manter registro de todo o financeiro do seu negócio.

Sim, sim. Vai ser difícil.

Mas é preciso dar aquele passo para o 1º dia das 3 semanas. Se esse 1º dia não acontecer, não haverá 7º dia. Nem a terceira semana.

Além disso, também é comprovado que somos criaturas visuais, que gostamos de ver progresso e de sentir que estamos causando impacto ao agirmos. Você já notou como alguns sites têm animações específicas quando você aperta um botão?

Ou como alguns e-books oferecem o som de páginas virando ao passar para a próxima página?

Esses são elementos que estimulam a sua conexão e te ligam ao mundo virtual, que te dizem que a sua ação causou reação naquela realidade. Da mesma forma, você pode usar estímulos para se motivar a ser perseverante.

Afinal, é como uma espécie de recompensa emocional, por ter ido tão longe, alcançado tanto.

Se tornado uma pessoa melhor, dentro dos seus próprios parâmetros.

1. Marque os dias em um calendário ou agenda

Primeiro, encontre uma forma de acompanhar os seus dias de sucesso através de um calendário. Não importa se é o calendário sobre sua escrivaninha ou um aplicativo no celular. O que importa é que essa ação de completar dia após dia seja agradável para você.

Isso ajudará na avaliação do desempenho ao colocar em prática a Gestão Financeira da sua microempresa.

Existem aplicativos para celular que ajudam na criação de hábitos, você pode configurar lembretes e ver a sua determinação gerar resultados imediatos (o que te ajuda a se convencer de que mudar está sendo positivo).

Sabe por que nós não gostamos de mudar?

Porque mudar dói um pouco, é preciso sair do conforto. E quando mudar parece não fazer diferença alguma – desanimamos.

Assim, encontre o que é um estímulo diário para você e se recompense por cultivar perseverança.

2. Tenha uma meta do começo ao fim

É fundamental ter um parâmetro para compreender os resultados de qualquer projeto. E se o seu projeto é organização financeira, então coloque uma meta para ser atingida ao final.

Essa meta pode ser melhorar o controle do estoque e otimizar as despesas, ou aumentar o capital de giro.

Independentemente de qual seja a meta, ela será mais bem formulada se antes você entender a situação atual da microempresa – o que é seu ponto positivo e o que precisa melhorar.

Além disso, coloque um prazo viável para alcançar o objetivo.

Dica: faça metas curtas primeiro e vá aumentando conforme sua perseverança for crescendo.

3. Se o seu objetivo é muito grande, crie micro hábitos

Continuando, outra boa forma de começar a inserir nova rotina à sua vida é dividindo grandes maratonas em pequenos passos.

Se o seu objetivo é montar um estoque, comece por etiquetar as categorias, fazer registros de códigos, pesquisar o preço do mercado, entre outros. Assim, você progride continuamente, sem se prender à ideia fixa da grandiosidade de montar um estoque.

Porque o que normalmente nos prende é essa ideia de que temos de fazer algo que não iremos dar conta.

E o medo é o principal inimigo dos microempreendedores, e se você não tomar cuidado, pode cair nas armadilhas dele – ficando assim, estagnado.

Deste modo, ter orientação na hora de criar sua Gestão Financeira para a microempresa é uma ótima forma de eliminar o medo. Parabéns! Você já alcançou esse grau de confiança.

4. Elimine o fracasso do seu vocabulário

Se houver uma falha, retorne ao objetivo principal e continue.

É isso que fazemos ao tentar aprender andar de bicicleta: caímos, caímos e balançamos, até que o equilíbrio seja natural. E então andar de bicicleta fica facilzinho.

Da mesma forma que existem gatilhos que te estimulam a continuar perseverante, existem gatilhos que te sabotam para desistir.

Talvez esse gatilho seja a inconstância no horário, ou pensar demais no que pode dar errado, ou até mesmo se você é ou não reconhecido. Procure aprender sobre os gatilhos que te sabotam e então não dê poder a eles.

O controle está em você. Decida ao que dará poder sobre sua vida: aos incentivos positivos ou às influências negativas? Posicione-se!

5. Use um programa de automatização

Errar é humano. Inevitavelmente, haverá um dia em que eu e você também erraremos. Talvez esse mesmo texto tenha algum erro de digitação que passou despercebido pelo editor.

Embora procuremos sempre dar o nosso melhor, realizar o máximo das nossas capacidades e nos sentirmos realizados com um trabalho bem feito – ainda vai ter aquele dia em que o erro surge.

“Poof” – Não somos perfeitos.

Mas quando o assunto são finanças e valores em dinheiro, cometer erros fica bem mais amargo de engolir. Não queremos errar nas finanças dos nossos negócios.

Por isso, ferramentas de otimização e automatização podem ser as escolhas mais inteligentes na hora de gerenciar a sua microempresa.

ERP é como chamamos os softwares e sistemas de gestão empresarial.

Em geral, esses programas reúnem a gestão administrativa, operacional, financeira, comercial e de marketing em um único lugar – possibilitando assim obter os resultados de todas as áreas e encontrar erros mais facilmente.

Caso esteja dentro do seu orçamento, optar por um ERP pode ser a solução, tanto para facilitar o trabalho de gestão quanto para aperfeiçoar o recolhimento dos dados.

Planejamento Tributário: saiba o que será cobrado como imposto

Para a contabilidade empresarial, um dos tópicos mais importantes a serem avaliados é o da tributação. Afinal, todas as empresas precisam pagar impostos.

Mas é possível saber esse valor ou até minimizar ele no final do mês através da Gestão Financeira para uma microempresa?

Sim e sim. Se você quer saber o quanto pagará de impostos para conseguir se organizar e estar perfeitamente no sinal verde com a lei, então deve fazer um planejamento tributário.

Deste modo, você encontrará maneiras de diminuir impostos legalmente – sem infrações, apenas aproveitando os benefícios já garantidos a você como empreendedor.

Para ser honesto, o planejamento tributário não é uma tarefa simples. Ele depende do entendimento das leis, da burocracia e da análise minuciosa de documentos. Mas, ao final, a recompensa é uma tributação bem mais em conta.

Quando tratamos de uma microempresa, é ainda mais simples encontrar benefícios tributários.

Considere a Lei Geral das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte que garante ao microempreendedor o direito de usar um regime tributário cheio de vantagens: o Simples Nacional. Existem muitos incentivos para a microempresa no nosso país.

Basta saber quais são eles.

Simples Nacional para microempresas

SIMPLES é o nome dado para o sistema de tributação simplificado criado em 1996 e regulamentado em Lei em 2006 cujo objetivo é facilitar e incentivar a gestão de microempresas e empresas de pequeno porte.

Se você já pesquisou antes de abrir um CNPJ, vai ter se deparado com o Simples Nacional.

Esse sistema de guia única para o pagamento dos impostos ao governo, além de fazer um cálculo simplificado do valor devido, também isenta a microempresa de pagar algumas tributações descartáveis, como por exemplo a de sindicatos.

Assim, além de pagar mensalmente uma única guia calculada, o microempreendedor fica isento de muitos outros impostos.

Essas são vantagens que fomentam o empreendedorismo no país e servem para auxiliar as microempresas nesse começo de jornada ou em sua gestão. Pois sabemos que uma ME pode significar tudo para quem a administra.

Principais erros da Gestão Financeira de uma microempresa

Enfim, não cometa estes erros na hora de fazer a Gestão Financeira do seu negócio:

- - Fazer empréstimos sem planejar a quitação das dívidas;
  - Misturar as suas finanças pessoais com as finanças da empresa;
  - Retirar e colocar dinheiro no caixa sem registrar a movimentação;
  - Não dar baixa no estoque pego “emprestado” ou retirado para vitrine;
  - Fazer investimentos naquilo que seus concorrentes estão investindo (sem entender se vai funcionar para o seu negócio também);
  - Não ter uma porção definida do lucro da empresa a ser retirado para o titular ou sócios;
  - Guardar registros e fazer anotações em lugares diferentes;
  - Não procurar entender a necessidade do cliente e o que a microempresa pode oferecer.

Em geral, o que realmente muda a gestão de uma microempresa é o profissionalismo que você e sua equipe empregarão na hora de trabalhar. Se existe organização, não há como dar errado.

CONTINUE SUA JORNADA: O que saber antes de abrir o MEI

Mas, se você deseja elevar o profissionalismo na Gestão Financeira do seu negócio, com especialistas no assunto, então é hora de conversar com nosso consultor e ter uma consultoria gratuita.

A Euro Contábil é uma empresa de contabilidade referência quando o assunto é ética, transparência e eficácia nas soluções. Nossa equipe é formada de especialistas de cada um dos setores: Assessorias Contábil, Trabalhista, Societária e Tributária.

Se você quiser, estaremos disponíveis para ouvir sobre os dilemas do seu empreendimento e lhe oferecer as melhores opções.

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Redação Euro Contábil
Mellyne Saboia | Head do Time de Redação e Conteúdo | Redatora SEO