Controle de estoque, fluxo de caixa, capital de giro, nota fiscal e as metas do mês… Tem vezes que a gente não sabe o que está fazendo, mas sabe que precisa aprender. Cresça de maneira saudável com a Gestão Financeira em ordem no seu E-Commerce! Aprenda tudo agora.
Gerenciar um negócio online ocupa boa parta da vida de qualquer empreendedor. Afinal, é preciso atenção máxima na hora de: cuidar do estoque, separar os pedidos, fazer os envios (e enviar os códigos de rastreamento pra cada cliente), emitir notas fiscais, fazer o marketing, pagar os boletos…
Aí, é de sobrecarregar qualquer um que já não tenha essas áreas bem organizadas.
Dentre as responsabilidades de um empreendedor e-commerce, a gestão financeira é um dos pilares mais importantes. Assim como em qualquer empresa, ela pode ditar o ritmo do seu crescimento – te ajudar a criar metas e a encontrar os erros.
Mas como encaixar a gestão financeira em uma rotina já tão atarefada?
Para isso, você tem de colocar em práticas alguns hábitos que vão acelerar a organização das suas finanças.
E assim diminuir o tempo gasto com isso e otimizar o resultado obtidos.
Este post serve como um guia rápido e prático para quem não pode perder muito tempo com preciosismo, mas sabe que deve organizar o financeiro, pra não se atrapalhar depois.
Aqui falaremos os tópicos chaves sobre a gestão financeira em um e-commerce e cobriremos um assunto que pouca gente sabe sobre empreende… Ainda no final, você encontrará uma lista com 3 plataformas para te ajudar a controlar as finanças e colocar tudo que aprendeu em prática.
Agora, sem mais demora, vamos entender o que é gestão financeira para o e-commerce.
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Por que aplicar a Gestão Financeira ao seu e-commerce?
Quando usamos o termo “gestão financeira” até parece que estamos falando alguma coisa muito difícil e complexa. Mas a verdade é que “gestão” tem o mesmo sentido de “rotina” nessa frase.
Significa que você deve mudar a rotina financeira da loja para ter mais organização e controle sobre o dinheiro. Isso não soa mais tão complexo quanto antes, não é mesmo?
O real problema, no entanto, está em colocar em prática essa rotina de Gestão Financeira.
Afinal, nós naturalmente não temos o costume de organizar as finanças. E mudar o ritmo de como nos comportamos é um grande desafio- se você não tiver propósito e foco. Por isso, coloque seu foco em empreender. Isso te dará gás na hora de vencer o mau hábito.
E o que é que uma boa gestão financeira faz pelo seu negócio?
Melhora a organização das contas
Você já perdeu algum prazo, ou foi pagar uma conta e descobriu que não tinha dinheiro suficiente no caixa? Com a organização do caixa e a montagem de um cronograma, esses erros não voltam a se repetir.
Aumenta seu controle sobre o dinheiro
Toda loja (e empresa) precisa conhecer o fluxo do seu caixa. Para isso, tudo o que entra e sai deve estar anotado. Assim, quando você for analisar, vai conseguir identificar:
- se houve lucro ou prejuízo;
- qual dos seus produtos mais vendeu e qual ficou empoeirando o estoque;
- quanto você economizou com alguma promoção ou fornecedor;
- e mais um monte de informações te ajudam a criar metas, estratégias e a economizar.
Cria oportunidades para crescer
Tendo o seu caixa mais organizado e uma projeção de como serão as vendas, você pode começar uma reserva para investir em novos produtos, em campanhas de marketing, e o que mais for preciso. Dessa forma, você investe sem medo de faltar depois.
Por causa desses e outros motivos, a Gestão Financeira deve ser prioridade desde o começo dos negócios.
Infelizmente, muitos empreendedores começam sem saber muito sobre como administrar o dinheiro da loja, e assim se endividam ou ficam no prejuízo. Isso não deve acontecer com você, agora que já sabe o que é gestão financeira empresarial.
Vamos continuar a descobrir quais são as partes mais importantes desse setor.
O que você precisa saber sobre Gestão Financeira: um guia simplificado
Agora que já sabemos que a Gestão Financeira é um hábito na rotina do e-commerce, podemos prosseguir para além disso. O que é que forma uma boa gestão financeira?
Essa resposta está nas boas práticas na hora de gerenciar o e-commerce. E não é apenas uma prática. Trata-se de hábitos saudáveis que devem ser repetidos sempre que há uma nova venda, um item faltando no estoque, uma mudança no inventário.
Vamos então explicar com simplicidade como colocar em prática a boa gestão financeira.
1. Controle o seu Estoque
O estoque vai ser uma das partes cruciais do seu negócio. Dependendo do que você vende, ele vai ditar o ritmo da produção ou da disponibilidade para vendas.
Para controlar o estoque de um modo eficiente, é preciso:
- ORGANIZAR: Separar cada item por categoria e etiquetar as categorias;
- ATUALIZAR: Manter atualizada uma tabela com a quantidade de cada item;
- CRONOGRAMA: Ter uma data fixa para revisar e renovar o estoque;
- ORÇAMENTO: Montar um caixa/orçamento para as despesas do estoque;
- REPETIR: sempre dê baixa, revise o estoque, pesquise fornecedores e se organize.
2. Saiba o Fluxo de Caixa
Enquanto você administra seu e-commerce, vai naturalmente aprender qual é o fluxo de caixa. O fluxo de caixa é a supervisão sobre cada valor que entra e sai do caixa da empresa. Ou seja, todas as vendas e gastos.
Mas por que saber como o fluxo do caixa se comporta? Para entender se estamos no lucro ou no prejuízo, se temos crescido ou se a organização do caixa está em dia.
No e-commerce, como a maior parte das vendas será online, é bom manter um controle do caixa, para não o confundir na conta da empresa.
Portanto, para saber o fluxo de caixa, você precisa:
- Ter um sistema que dê baixa em todas as vendas (normalmente no marketplace);
- Fazer um Livro Caixa, um documento contábil que ajuda na hora de somar;
- Todos os dias, fechar o caixa e revisar o que foi vendido;
- Depois de fechar o caixa, compare se o dinheiro na conta bate com o registro do dia;
3. Tenha um Capital de Giro
Esse é o termo que pouca gente que começa a empreender conhece.
O Capital de Giro é o dinheiro necessário para manter seu e-commerce funcionando. No caso de uma loja online, esse capital vai ser bem menor que o de uma loja física. Afinal, você terá menos gastos.
Mas isso não significa que NÃO haverá gastos!
Lembre-se que mesmo o aluguel de uma casa ou de uma sala para guardar o estoque é um gasto de negócio. Se você usa água e energia elétrica, para produzir, essa é também uma despesa operacional.
Então, coloque todos os gastos que você tem para manter o e-commerce rodando na qualidade máxima e calcule qual é o custo total.
Veja duas formas de avaliar o capital de giro, a seguir:
- Capital de Giro Positivo – é um sinal de que a empresa gera vendas suficientes para pagar todas as despesas da operação, e ainda sobra capital no caixa (lucro);
- Capital de Giro Negativo – tem a empresa não gera vendas suficientes para pagar por todas as suas despesas. Mas depende de fatores externos para sobreviver (prejuízo). Nesse caso, é preciso ter um plano com metas para mudar a situação.
4. Conheça as Despesas
Como vimos no tópico passado, conhecer as despesas do seu e-commerce pode te ajudar a se organizar financeiramente.
Existem tipos de despesa diferentes, necessários para sua empresa existir. São eles:
- Despesas Fixas – que se repetem todos os meses/trimestres/anos;
- as Despesas Variáveis – que variam de acordo com outros fatores (ex. estoque);
- e as Despesas Operacionais – que são aquelas que você precisa para manter o negócio em pé.
5. Estabeleça seu Orçamento
O orçamento é uma parte da gestão financeira que não pode ser ignorada. Afinal, é ela que te dá limites na hora de gastar.
Com o orçamento em mãos, você pode fazer pesquisas de fornecedores e manter uma prática saudável com o caixa sempre no positivo.
Para fazer um orçamento realista, você deve:
- Saber qual é o fluxo do caixa e como as vendas se comportam;
- Ter o valor do capital de giro necessário para manter tudo funcionando;
- Conhecer cada despesa que sua empresa tem no ano (fixa, variável e operacional);
- Estabelecer um objetivo de gastos;
- Colocar limites para cada área (estoque, produção, marketing, operacional, etc).
6. Faça um Planejamento Financeiro
Talvez você encontre dificuldade em analisar os resultados e entender se o negócio está progredindo ou parado no lugar.
Uma boa forma de resolver isso é com o planejamento financeiro.
O planejamento financeiro é uma rota prevista que norteia as finanças do e-commerce. Por isso, é preciso colher dados sobre vendas, mercado, despesas e capital de giro para montar um plano realista, atingível e lucrativo.
Com o planeamento, é possível:
- Chegar a orçamentos mais justos;
- Definir o objetivo atual do negócio;
- Criar estratégias para alcançar o objetivo;
- Usar metas para definir o caminho a percorrer;
- Gerir de modo seguro todo o e-commerce.
Existem outros fatores que também são bons para a gestão financeira. Mas, se você entender estes aqui, já está no caminho certo!
Empresas e-commerce também pagam impostos (e isso é um perigo...!)
Não é surpresa para ninguém que todo tipo de empresa no Brasil deve pagar impostos. No entanto, os impostos não são os mesmos (nem são cobrados da mesma forma) para empresas diferentes. Na maior parte dos casos, o que difere a forma de pagar impostos é o regime tributário optado pela empresa.
Vamos entender isso melhor.
Regime tributário
Este é um método de enquadramento da Receita Federal. Calma, vou simplificar: o Regime Tributário define como sua empresa vai calcular o lucro e pagar os impostos.
Existem 3 regimes comumente usados no país:
- Lucro Real;
- Lucro Presumido e;
- Simples Nacional.
Todos podem ter escolhidos pelas empresas, mas dois deles têm um teto máximo de faturamento para se enquadrar (Lucro Presumido e Simples Nacional).
Se você gostaria de entender melhor como os regimes tributários funcionam, escolhemos alguns dos nossos posts mais completos sobre eles.
Impostos no E-commerce
Como o e-commerce se trata de uma loja igual a qualquer outra, é preciso pagar o Imposto de Renda (IRPJ). Esse é o imposto mais conhecido entre nós. Mas existem alguns outros que você também precisa conhecer:
- ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços);
- CSLL (Contribuição Sobre o Lucro Líquido, saiba mais);
- IPI (Imposto de Produtos Industrializados);
- PIS/COFINS (Programa de Integração Social e Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social, saiba mais);
Aliás, nem todos esses impostos serão pagos. Pelo contrário, alguns dependem do porte da empresa, do tipo de produto oferecido e se ela conta com funcionários ou não.
Emissão de Notas Fiscais no E-commerce
Fique atento, pois é obrigatória a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (e-NF) para os seus clientes e para a Receita Federal.
Não emitir as notas tem consequência de multas e é um crime tratado como sonegação de impostos. Afinal a Receita pode monitorar o faturamento da sua empresa através das notas fiscais.
Alguns “espertinhos” tentam burlar o sistema, mas acabam caindo na Malha Fina. Isso é sinal vermelho e uma marca que ficará registrada na sua empresa!
Cuidado com o PIX!
Se você usa o PIX como método de pagamento para vender, então tome ainda mais cuidado. O PIX pode passar a sensação de que ninguém está monitorando a movimentação da sua conta, e por isso que “não é preciso emitir notas fiscais”.
Erro. O PIX é – sim – monitorado pela Receita Federal.
Essa informação foi divulgada em setembro de 2022 pela Receita Federal. E, embora a Malha Fina ainda não tenha começado a punir as empresas que sonegam impostos pelo PIX, é provável que no próximo ano, isso já venha a acontecer.
SIMPLES NACIONAL: O Enquadramento mais comum para E-commerce
O E-commerce, em geral, é aberto por uma pessoa ou por dois/três sócios que vão gerenciar tudo pessoalmente. Por isso, o começo desse tipo de negócio é pequeno e bem caseiro – se enquadrando como MEI e microempresa.
Por causa disso, o regime tributário mais recomendado é o Simples Nacional. Pois esse é um regime exclusivo de pequenos negócios, com várias vantagens e benefícios para eles.
No SIMPLES, todo o processo de declaração é simplificado, e o pagamento é feito com uma guia só. Além disso, muitos impostos estão isentos para as microempresas.
Ou seja, não é preciso pagar. Para decidir pelo SIMPLES, converse com um contador.
E-commerce precisa de contador?
Isso depende do tamanho do seu negócio.
O MEI não precisa de contador, e pode fazer toda a burocracia sozinho. Porém, se o empreendedor deseja passar esse trabalho para um profissional, também é permitido. Então, é uma questão de escolha.
No entanto, isso é diferente de e-commerces maiores, os quais se igualam a empresas físicas comuns.
Como os processos contábeis são complexos e envolvem muitas regras específicas que apenas os profissionais conseguem avaliar e aplicar. Por isso, é obrigatório contratar um contador.
Em resumo, ter um contador vai facilitar sua vida na hora de lidar com as finanças, os impostos e as demais responsabilidades com o governo.
E se você quiser, podemos conversar sobre cuidar da contabilidade do seu e-commerce.
3 Plataformas para te ajudar a fazer a Gestão Financeira do seu e-commerce
Por fim, para que você possa colocar em prática tudo o que aprendeu sobre Gestão Financeira, de forma rápida e descomplicada, separamos três plataformas.
Existem muito mais, e cada uma conta com ferramentas especiais para te ajudar. Então, antes de investir, pesquise qual dessas satisfaz as suas necessidades.
- Omie – conta com plano gratuito;
- Bling – dados armazenados em nuvem, mensalidade de R$50;
- Tiny ERP – especializado em e-commerces, planos começam em R$50.
Neste post, aprendemos porquê aplicar gestão financeira a um e-commerce é importante, qual é a base de uma boa gestão financeira e ainda questões sobre fiscalização de impostos.
Todos esses assuntos são essenciais para manter o seu negócio nos trilhos. E nós sabemos que empreender online depende de muita organização.
Assim, espero que este conteúdo tenha aprofundado seu conhecimento empresarial. Agora, continue aprendendo mais sobre empreendedorismo e gestão.
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Redação Euro Contábil
Mellyne Saboia | Jornalista formada pela UEL, Redatora SEO e Designer
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