Se eu entendi bem… Seu trabalho é cuidar do bem estar e do tempo de qualidade que os clientes procuram para afastar toda a tensão do dia a dia… Xô estresse, olá autocuidado e relaxamento!
Acertei? Então você também vai entender do que estou falando: enquanto as pessoas te procuram para acabar com o estresse, você é quem tem de lidar com ele enquanto trabalha. Afinal, o que é um momento de luxo para os clientes, é o seu ganha pão e o seu negócio.
Não há como evitar ficar um pouco tensa… São contas para pagar, funcionários para manter, estoque de cosméticos que vencem rapidinho, além dos utensílios que só podem ser usados uma vez por sessão…!
O trabalho para administrar uma clínica de estética é muito: tanto mental quanto físico. E no final do dia, você ainda tem que fechar o caixa e conferir se todas as vendas foram corretamente cobradas. Ter ajuda para isso, como de um funcionário qualificado, pode fazer toda a diferença para nossa saúde mental.
Mas eu sei que não é todo mundo que começa sua clínica podendo arcar com estes custos. Respira, está tudo bem. É para isso que estou aqui!
Neste post, vou te ensinar as melhores práticas para você manter o financeiro da sua clínica rodando 100%. Por isso, respire fundo, desligue as distrações e foque na leitura: hoje o momento de luxo é para você, imagine que este artigo é uma massagem nos ombros que aperta todos os nós de tensão. Quando acabarmos, você verá que é possível gerir uma clínica ou spa sem perder a cabeça no processo. Vamos pelo começo?
Neste artigo você encontra
- Coloque a casa em ordem: tipos de gestão financeira para sua clínica
Quando falamos de gestão financeira, é possível referir a três tipos de gestão:
1) a gestão do dia a dia, de controle do caixa;
2) a gestão de investimentos na clínica, que é o controle de gastos, planejamento e orçamento;
3) a gestão de crise, que lida com dívidas, cobranças e negociações.
Neste post, falaremos apenas sobre os tipos mais utilizados no dia a dia de gestão: a gestão de rotina e de investimento.
Gestão de Caixa: Como fazer a rotina financeira de uma clínica de estética
Gestão de caixa é a parte da rotina administrativa que lida com controles internos e as métricas de fluxo de caixa, capital de giro e rentabilidade.
Calma, parece complicado, mas não é!
Resumidamente, toda clínica deve ter um controle de entradas e saídas do caixa. Esse controle pode ser um caderno de anotações, uma planilha no computador ou um software/sistema financeiro. Independente de como você prefere fazer o controle, o importante é que estejam anotados:
- Tipo de serviço prestado
- Informações pessoais do cliente
- Forma de pagamento
- Troco, em caso de haver saída
Com essas informações, você pode, inclusive, emitir a nota fiscal de serviço, garantindo eficiência e credibilidade para com o cliente e a contabilidade.
Método de Pagamento
Depois de anotar isso, perceba que cada cliente tem uma forma de pagamento diferente. Alguns podem pagar parcelado, outros pagam no PIX, e uns poucos preferem dinheiro. É importante ter o controle das formas de pagamento para que, quando for calcular o lucro da clínica e o dinheiro em caixa, não haja conflito. Por exemplo:
Um cliente fez um procedimento de R$ 200,00 e vai pagar em 5 vezes de R$ 40,00. O lançamento da venda é R$ 200,00, e seu contador deve apurar este valor como venda. No entanto, no aspecto prático, você só tem R$ 40,00 em caixa, por enquanto.
Por isso, é importante manter a ordem destas vendas e dos métodos de pagamento, para assim você entender a quantia em caixa e quanto irá receber nos próximos meses.
Como reduzir custos sem prejudicar a qualidade de atendimento em sua clínica de estética
Essa pode ser uma questão paradoxal: quero entregar o melhor atendimento que meus clientes podem ter, mas sem aumentar demais os custos. Além disso, você também terá outras despesas para lidar: aluguel, equipamentos, estoque de produtos, cursos profissionalizantes, decoração, esterilização, manutenção… A lista é longa e você a conhece melhor que todo mundo!
Este tópico não é para te ensinar sobre quais são as despesas da sua clínica, mas sim para esclarecer alguns mitos e te orientar na direção certa na hora de reduzir despesas. Aqui, veremos alguns dos princípios da rentabilidade para negócios com uma abordagem bem simplificada.
Vamos pensar de forma estratégica agora?
Custos Necessários x Custos Desnecessários
Qual o tipo de produto/serviço que você vende?
Cuidados estéticos.
Este produto/serviço faz parte das necessidades de sobrevivência do ser humano?
Não.
Qual o benefício de consumir este produto/serviço?
Aumento da autoestima e bem-estar.
De modo geral, a estética não é uma necessidade de consumo, mas é muito desejada pelos clientes por causa dos benefícios sociais e do tempo de relaxamento proporcionado. Desta forma, o valor dos tratamentos está intrinsecamente ligado ao valor que seus clientes dão à estes benefícios. Pessoas que se importam muito com sua imagem e identidade tendem a gastar mais com estética, enquanto pessoas que não vêem isso como importante, tendem a gastar com outras formas de relaxar, como hobbies.
Por isso, antes de pensar na qualidade do atendimento, você deve pensar no perfil do seu cliente, e no que ele espera de sua clínica.
Não adianta gastar uma fortuna comprando um mini bar e enchendo a geladeira de sucos gourmet, se a sua clientela preferir o bom e velho café sem açúcar. Entendeu? Você pode otimizar seus investimentos, sem abrir mão de proporcionar uma experiência única. Isso se chama controle de custos, e devemos usar a criatividade!
Agora, vamos falar sobre as despesas fixas que não conseguimos evitar.
Despesas Fixas x Despesas Variáveis
Despesas fixas são aquelas que aparecem todos os meses: aluguel, água, luz, internet, telefone, sistemas contratados, contabilidade, funcionários, etc.
Já as despesas variáveis podem mudar de mês para mês, pois são imprevisíveis: manutenção de equipamentos, compra de novo equipamento, estoque, etc.
Você deve ter uma ideia de quais são as despesas fixas e variáveis ao longo do mês, e isso só será calculável se fizer um planejamento financeiro antes de abrir a clínica, ou se anotar as saídas médias do caixa. Uma vez que se saiba quanto sairá do caixa para manter a clínica rodando, você também chegará às vendas necessárias para repor estas saídas.
Se você gasta R$ 2.300,00 para manter a clínica aberta durante um mês, você precisa vender R$ 2.300,00 no mínimo.
Mas este não é o cenário ideal, não é mesmo? Nenhum negócio deve operar apenas para “quitar as despesas”. Você deve ter lucro, somente assim será possível manter uma reserva de emergência, investir em melhorias e – é claro -, pagar as suas contas pessoais.
Portanto, ao fazer as contas de quanto é preciso vender no mês para manter seu negócio aberto, coloque uma meta acima das despesas.
Orçamento x Investimento
Seu orçamento será o resultado das despesas fixas pagas e do valor em caixa restante. Este caixa não pode ser apenas um controle imaginário de um valor que você não sabe ao certo qual é. É necessário ter registrado o valor que entra no orçamento e o valor que fica em caixa como reserva de emergência. Assim, você não corre o risco de gastar mais do que deveria.
E não se preocupe tanto em colocar em prática todas as suas ideias sobre bom atendimento. Nós sabemos do luxo que o mercado de clínicas de estética propõe para os clientes, mas apenas as grandes clínicas têm orçamento para bancar isso sem sair no prejuízo. Enquanto você ainda não pode implementar estas ideias, adapte-as.
Se a ideia é ter um aromatizante personalizado dentro do ar-condicionado da clínica, troque por um aromatizador de ambientes portátil. Se a ideia é servir cappuccino, expresso ou outros tipos de bebida quente com uma máquina alugada, troque por uma máquina de café em cápsula e acrescente um biscoito ou coberturas diferenciadas.
É ótimo que você tenha o feeling do que quer, mas não se prenda a essas ideias grandiosas. Seu cliente vai se sentir igualmente bem atendido se você apenas colocar em prática o melhor que sua clínica pode proporcionar.
- Não acabe com a saúde financeira da sua vida pessoal por causa da clínica
Você é assim? Quando percebe que vai faltar no caixa da clínica, já abre o aplicativo do seu banco para fazer um PIX? Ou quanto precisa pagar um fornecedor, prefere usar seu próprio cartão ao invés de fazer um cartão no CNPJ da empresa? Se sim, amiga, que horror! Vai acabar com a sua saúde financeira sem nem perceber…!
Este é o erro mais comum para os empreendedores de primeira viagem, principalmente aqueles que começam sozinhos.
Ao misturar suas finanças pessoais com as finanças da clínica, você corre o risco de perder todo o controle, e acabar colocando mais entradas na empresa do que a contabilidade pode explicar. Já tinha pensado nisso antes? Como seu contador vai explicar as entradas misteriosas na conta da empresa? No final do mês, é possível que sua empresa contabilize um valor inexistente no caixa, e isso pode implicar problemas graves no futuro.
Além disso, injetar dinheiro pessoal na conta da empresa suja todos os registros de caixa que você usaria para analisar a saúde financeira do negócio, tornando impossível calcular se a clínica está lucrando ou no prejuízo. Não estar ciente da saúde financeira real te deixa vulnerável, além de te cegar na hora de fazer os planejamentos. Pois pensa comigo: você acha que o caixa está no positivo, quando, na verdade, está pagando para trabalhar. Quanto mais tempo levar com essa conta ficando no vermelho, mais difícil será se recuperar!
Por isso, coloque em prática o conselho que todo empresário vai te dar: Separe as finanças pessoais das finanças da empresa.
Qualificação profissional entra como finanças pessoais ou empresariais?
Essa dúvida vai para todas aquelas profissionais que abriram seu negócio e adoram fazer cursos para se profissionalizar ainda mais. Na hora de escolher entre o caixa da empresa e a carteira, qual é a conta correta para pagar por estes cursos…?
A resposta é simples: não existe conta correta. Caso use a conta da empresa, este será um investimento em capital humano – ou seja, é como se você estivesse pagando um curso para um funcionário.
Se a sua visão como empresa é profissionalizar as pessoas que trabalham com você, então começar pelos seus próprios certificados pode ser um bom jeito de estabelecer a cultura da empresa.
Agora, se você não pretende utilizar o orçamento da clínica para investir em profissionalização interna, então, opte por usar sua conta pessoal. Assim, a cultura da empresa não se contradiz
- Use ferramentas para te ajudar no controle financeiro
Errar é humano, e você é humana o suficiente para acabar esquecendo de lançar uma venda ou calcular errado algum pagamento. Para evitar estes erros rotineiros, considere o uso de um software ou sistema operacional que não dependa tanto das mãos humanas. No mercado, existem várias opções. Algumas cuidam apenas do âmbito financeiro, outras envolvem desde o estoque até o processamento da venda. Dependendo do seu orçamento e das pesquisas que fizer, escolha o sistema que faz mais sentido para você.
Mas… existem opções gratuitas?
Google Sheets
Claro que sim, embora elas não automatizam tanto os processos assim. No Google Planilhas, por exemplo, é possível criar uma planilha configurada para puxar informações pré-estabelecidas, e então gerar linhas de registro de vendas personalizadas. Para isso, você deve conhecer um pouco da ferramenta e criar sua planilha com as seguintes categorias:
- Data
- Nome do Cliente
- Serviço (Se for mais de um, crie uma fórmula para somar os valores)
- Método de pagamento
- Valor total (soma dos serviços)
Em outra planilha, tenha um registro de todos os clientes:
- Nome do cliente
- Telefone de contato
- Endereço
- CPF/RG
Não personalize demais
Para que as planilhas não virem uma bagunça, mas sejam úteis na hora de automatizar configurações, meu conselho é que estabeleça padrões dentro de cada item. Por exemplo: tenha uma tabela de preços fixos, tenha métodos de pagamento únicos (ex.: apenas pix, dinheiro e cartão).
Pra que todo esse trabalho?
Através destas planilhas, você pode usar os filtros para analisar quais serviços vende mais, qual o hábito de compra de cada cliente, manter datas de aniversário para presenteá-los com benefícios exclusivos, quantos pagamentos parcelados foram feitos e quais os valores a receber, e mais outras informações úteis.
- Controle de data de validade é o seu melhor amigo
Uma planilha que pode te salvar tempo, dinheiro e a felicidade dos clientes, mas que normalmente é ignorada, é a planilha de controle de validade. Ela faz parte do controle de estoque e é imprescindível para a organização dos produtos utilizados em procedimentos ou vendidos dentro da clínica – principalmente os dermocosméticos!
Essa planilha pode estar dentro da planilha de controle de estoque, sendo uma coluna específica com a data de validade de todos os produtos. Para casos de ter produtos comprados em datas e lotes diferentes, faça uma planilha separada, na qual cada frasco de produto tem sua data de validade e lote separadamente.
Colocando isso em prática, você pode:
- Planejar a compra dos produtos antes que passem da validade
- Eliminar o risco de ficar sem produto durante um atendimento
- Eliminar o risco de que clientes encontrem produtos vencidos
- Eliminar o risco de usar produtos vencidos e provocar reações alérgicas
- Contabilidade que entende de Clínicas de Estética
Por fim, não adianta você ter um controle empresarial extraordinário, se não tiver uma contabilidade afiada. A parte contábil toma bastante tempo, por isso, não recomendamos tentar fazê-la sozinha. Além de ser obrigatório a todas as empresas (com exceção do MEI), o contador se tornará responsável pelas informações contábeis repassadas à Receita Federal e isso é muito sério.
Se você ainda procura pela contabilidade que vai entender sua clínica de ponta a ponta e cuidar de todos os trâmites contábeis e fiscais para que você se preocupe apenas com administrar os negócios, então acabou de encontrar.
Somos a Euro Contábil, uma empresa de contabilidade pioneira em atendimento especializado. Dedicamos horas em cursos profissionalizantes (assim como você), investimos esforço físico e emocional para atender nossos clientes com o mais alto padrão (assim como você), e sabemos que cada empresa é diferente e deve ser tratada com essa esse cuidado especial e personalizado (assim como você também faz com os seus clientes). Viu como entendemos o seu negócio?
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Estas foram as melhores práticas para você fazer um glow up na sua clínica de estética! Tenho certeza de que você já fez um trabalho incrível de atendimento, mas agora pode elevar a um novo nível a administração do negócio. Tendo sua gestão financeira sob controle, você conseguirá expandir a clínica e resistir a meses com mais ou menos movimento. E te desejo todo o sucesso nesta caminhada!
Agora… que tal continuar aprendendo sobre gestão financeira empresarial?
Redação Euro Contábil
Mellyne Saboia | Jornalista e Redatora SEO
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