Fazer a gestão de estoque é como alimentar uma máquina. Para que tudo esteja funcionando a todo vapor, o ciclo do estoque precisa estar correto – e em hipótese nenhuma pode ser ignorado. Você sabe como fazer a gestão de estoque da sua empresa?
Para a maioria dos negócios, ter um estoque é uma parte essencial do dia a dia das vendas. Não importa se é um microempreendedor, uma microempresa ou um grande supermercado. O estoque continua sendo uma das prioridades da administração.
De acordo com o volume de estoque, define-se os orçamentos, usa-se o capital de giro e os clientes recebem a garantia da compra.
Assim, ter um estoque, mesmo para uma loja virtual, é um grande ponto positivo.
Mas como cuidar do estoque, para que não ele vire uma bagunça?
Neste artigo você encontra
Por que fazer a Gestão de Estoque?
Para compreender totalmente a importância de como fazer a gestão de estoque, é preciso pensar na falta que um estoque organizado causaria à empresa.
Essa bagunça de que já falamos pode colocar em risco as vendas e o faturamento da empresa no final do mês, além de ser uma péssima experiência para seu cliente.
Confira alguns problemas que a falta de controle no estoque pode causar…
Falta de estoque para produzir: sem material para produzir, seus produtos ficam estagnados e as vendas irão consequentemente parar.
Falta de estoque para vender: sem mercadorias no estoque, suas prateleiras vão ficando cada vez mais vazias.
Erros na contagem: se o estoque não é bem separado, algumas coisas podem sumir, outras podem passar do prazo de validade, ou ainda vendas podem ser feitas sem que o produto esteja disponível.
Prejuízo para o orçamento: sem uma ideia da quantidade ideal de estoque que sua empresa deve ter, você pode acabar comprando mais do que é necessário ou perdendo boas oportunidades para economizar com orçamentos corretos.
Confusão: sem uma noção segura do quanto é preciso gastar em despesas e de quando irá receber, seu caixa será uma confusão.
Nossa, são tantos problemas com que a empresa teria de lidar…
Por isso, todo empreendedor precisa saber administrar o seu estoque. Afinal, só é possível crescer e investir a empresa que conhece a si mesma, entende os riscos e sabe que seu negócio pode até suceder em todos os passos, mas não terá falências.
Elementos para se fazer a gestão de estoque
Para aprender como fazer a gestão de estoque, precisamos conhecer o que é essa área.
Trata-se de uma sala com prateleiras e caixas? É uma lista com o preço de compra e de venda de mercadorias?
Sim, o estoque é tudo isso. Mas ele não é tudo isso para todas as empresas. Cada empresa tem um estoque característico que supre suas demandas.
As 4 Etapas do Ciclo do Estoque
Quando gerenciamos um estoque, tratamos de 4 etapas fundamentais, que são como o ciclo de vida do estoque.
Essas etapas são divididas na linha do tempo:
ORÇAMENTO - ESTOQUE - VENDA - E BAIXA
Cada uma dessas etapas deve estar sendo corretamente desenvolvida na empresa, senão o estoque terá prejuízos.
Por outro lado, se você seguir esses 4 passos, não há erro – seu estoque estará bem gerenciado.
Mas antes de entender cada uma das etapas do ciclo de vida do estoque, é preciso entender os tipos de estoque em uma empresa.
Tipos de Estoque
Ao pensarmos no estoque, podemos ter uma ideia de alguns tipos de estoque que se diferem por finalidade e por natureza. Aqui, não iremos tratar do giro de estoque e nem de estoque inativo, pois não os consideramos tipos, mas sim, situações.
Toda empresa precisa de estoque – seja para produzir ou para vender.
Por isso, é muito importante entender o comportamento do estoque para os seus negócios, afim de gerenciá-lo da melhor maneira possível.
Veja os tipos de estoque mais comuns nas empresas, a seguir.
Estoque de Produção
Esse estoque é comum em fábricas e empresas que prestam serviços. Trata-se de um estoque voltado para a produção de mercadorias. Assim, os produtos que estão no estoque são insumos ou matéria-prima para utilizar na confecção de outro produto, vendido ao cliente.
Por exemplo: o estoque de glacê para um confeiteiro.
Estoque de Venda
Já o estoque de venda, diferente da produção, tem em si mesmo o valor de mercadoria. O estoque assim é um repositor das vitrines, sem ter usabilidade para a produção da empresa. Esse tipo de estoque é mais comum em lojas, mas também pode estar presente em restaurantes, como por exemplo o estoque de refrigerantes.
Estoque de Segurança
Deve estar presente em todas as empresas, independentemente da finalidade do estoque. O estoque de segurança, como o nome sugere, é uma margem mínima necessária guardada em casos de problemas inesperados. Assim, o ideal é descobrir uma quantia segura para guardar no estoque, sem exceder ou deixar estoque parado.
Afinal, o estoque também tem prazo de validade, e mesmo o estoque de segurança precisa ser movimentado.
Estoque de Antecipação/Sazonal
Sabe aquela época do ano em que alguns produtos vendem mais do que outros? Na Páscoa, obviamente o ovo de chocolate vai vender mais que um panetone. Então, o que uma empresa com porte e com estratégia para seu estoque pode fazer é montar um estoque de antecipação, o qual varia de acordo com a sazonalidade – o momento.
Alguma vez você já refletiu sobre a sazonalidade das suas vendas? Ela não precisa ser apenas para datas comemorativas, mas pode variar de acordo com o mês, a estação, as semanas e até mesmo, as horas do dia.
O importante é ter em mãos aquilo que seu cliente quer comprar.
Agora, vamos entender separadamente cada uma das 4 etapas do ciclo do estoque.
1) PRIMEIRA ETAPA - Orçamentos
Antes de colocar a mão no bolso e estabelecer metas, é preciso entender suas despesas com o estoque.
Às vezes, o orçamento com um fornecedor direto da fábrica será mais vantajoso, se o estoque precisa de uma larga escala.
No entanto, caso o estoque seja menor ou inferior ao pedido mínimo de fábrica, os atacadistas podem ser fornecedores mais interessantes.
Viu? Tudo depende das características do seu estoque.
Por isso, fazer uma pesquisa de preços e fornecedores ajuda seu negócio a diminuir as despesas com o estoque.
Esse tipo de busca precisa ser recorrente. Assim, da mesma forma que os preços podem variar, suas necessidades também variam, e o que era vantajoso ontem pode não ser mais vantajoso hoje.
2) SEGUNDA ETAPA - Estoque
Enfim, o estoque está comprado, você fechou um bom negócio e está satisfeito com a economia encontrada em sua pesquisa de preços.
Mas o ciclo do estoque apenas começou, e agora é preciso colocar todos esses produtos em ordem.
Quando precisamos de uma colher, a encontramos junto dos talheres. Quando precisamos de uma meia, a encontramos na gaveta de meias.
Embora os lugares variem, existe uma certa ordem que ajuda nosso dia a dia a ser mais eficiente. Da mesma forma, organizar o seu estoque permite que sua empresa gaste mais tempo vendendo do que procurando coisas no estoque.
Assim, separe períodos da semana e do mês para organizar seu estoque.
Desta forma a empresa tem controle sobre o que se encontra de material e mercadoria dentro da loja e quanto é preciso comprar para repor as saídas.
Além disso, entendendo a tendência de movimentação do estoque, é possível também otimizar as compras com os fornecedores – para que nunca exista uma superlotação e nem uma falta de estoque.
3) TERCEIRA ETAPA - Venda
Vender é o que mantém uma empresa de pé. Por isso, o bem-estar de uma empresa está atrelado à saúde do estoque – pois só se pode vender aquilo que existe no estoque.
Um bom estoque está sempre atualizado. E é muito importante que o método de atualizar o estoque seja conhecido por todos na empresa – assim as confusões ocorrerão com menos frequência.
Outro ponto importante para as vendas que o estoque tem influência é o mostruário. Em alguns setores, ter um mostruário ou uma vitrine para o cliente é a chave de uma venda persuasiva. Assim, invista em seu estoque – tanto de venda, quanto de vitrine.
4) QUARTA ETAPA - Baixa
A baixa faz parte da vida útil do estoque.
Assim como saber quando algum produto entra em estoque é importante para vender, saber quando ele sai do estoque é importante para reabastecer essa saída no momento certo – de modo que não falte.
Só é possível controlar as baixas do estoque se a empresa tiver uma boa gestão já em prática.
Uma boa forma de criar essa organização é através de sistemas de controle de estoque. Veja o que é um sistema de gestão empresarial e se essa ferramenta é útil para sua empresa.
Principais erros da Gestão de Estoque
Como qualquer empresa, o estoque é uma parte da administração e produção que deve estar operando corretamente, para que o sistema como um todo funcione.
Já mostramos como o estoque pode influenciar desde os gastos até as vendas. Ele é uma parte do negócio que deve estar o mais organizado possível.
Por isso, saber os principais erros de como fazer a Gestão de Estoque irá ajudar você e sua empresa a gerenciarem esse setor com mais assertividade e organização.
Evite esses erros e siga as orientações caso queira construir um estoque perfeito para sua empresa:
Não integrar o estoque aos demais setores
Um erro comum, principalmente para empresas pequenas e médias, é não integrar um sistema que comunique os setores das movimentações de cada um. É importante para o comercial ter conhecimento daquilo que o administrativo e o financeiro fazem, assim como é importante que o financeiro receba as baixas e movimentação do comercial.
Os setores de uma empresa dependem do trabalho um do outro para manterem o negócio rodando. Por isso, uma boa forma de integrar os setores e aprimorar a comunicação é investir em um programa de gestão empresarial que una todos os dados.
Comprar mais do que o necessário
Ter a quantidade ideal de estoque para um negócio demanda análise. É preciso compreender as vendas, para não comprar mais estoque do que o necessário.
Pois o ideal é que o capital investido se movimente em forma de vendas, e não que fique parado nas prateleiras. O excesso de estoque acaba se tornando uma pressão tanto do administrativo quanto da equipe de vendas, que não consegue fazer a movimentação.
Não monitorar o giro de produtos e a organização
Uma das formas de evitar o erro de não dar baixas no sistema de estoque, é através de monitorias. Em empresas com demanda, é possível contratar um profissional para supervisionar o estoque, e assim controlar totalmente o que falta e o que excede.
Com uma pessoa exclusivamente focada no estoque, erros serão minimizados e sua equipe conseguirá trabalhar com mais eficácia – e organização.
Não alocar o estoque corretamente
Outra parte muito importante do estoque é o local. Ter um espaço para seu estoque deve ser uma das prioridades na hora de alugar ou mudar a empresa para um endereço. Assim como cada estoque tem características únicas de gastos e proporções, existem estoques que precisarão de espaços especiais para determinados produtos.
Por exemplo, um frigorífico precisa de uma geladeira como estoque.
Recusar o uso de sistemas de gestão empresarial
Embora não seja um erro, o controle manual de todo o estoque (e de toda a empresa) é muito difícil. Como muitos são os detalhes aos quais devemos estar atentos, erros serão frequentes.
Por isso, o ideal é que a compra de um software para gestão empresarial seja uma das prioridades para a empresa.
Não fazer o planejamento sazonal
Como citado, o estoque varia de acordo com as necessidades do negócio. E assim como as estações mudam, os interesses de seus clientes mudam e se intensificam. A sazonalidade é uma grande oportunidade de aumentar o faturamento da empresa, mas para aproveitar essa estratégia, primeiro precisamos ter um estoque planejado.
Não categorizar/classificar os itens
Para facilitar a organização e gestão do estoque, é fundamental que um padrão seja criado na hora de inserir novos itens no catálogo. Esse padrão pode ser um código, um nome ou até mesmo uma prateleira (dependendo do tamanho do seu estoque). O importante é que exista uma divisão para respeitar – e que a respeitem.
Não revisar o estoque periodicamente
É comum que, na correria do dia a dia, uma inspeção de estoque acabe sendo descartada em prol de outras atividades mais “importantes”. No entanto, lembre-se que o estoque é um dos motores fundamentais da sua empresa, e que essa inspeção deve ser periódica – afim de calcular o orçamento e analisar as vendas, para que nada fique faltando.
Sistemas de Gestão de Estoque - ERP
Atualmente, é possível encontrar vários softwares diferentes para automatizar a gestão empresarial.
Esses softwares, chamados de ERP – Enterprise Resource Planning – são sistemas de gestão empresarial que unem todos os setores em um sistema capaz de gerar relatórios e medir resultados.
O compartilhamento de informações permite a visão geral da empresa, facilitando o diagnóstico de riscos, sucessos e oportunidades.
Através desses dados, as estratégias de marketing e vendas têm mais assertividade, pois se baseiam em dados concretos já comparados.
No post de hoje falamos tudo sobre como fazer gestão de estoque.
Espero que o conteúdo tenha sido útil!
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Redação
Mellyne Saboia | Jornalista
Equipe Euro Contábil
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