Quais documentos enviar para o contador? Veja qual a lista e como fazer

ATUALIZADO EM 05/03/2024

Quais documentos enviar para o contador? Entender quais documentos serão necessários para seu contador fechar a contabilidade em dia, sem gerar multas ou cair na malha fina, é a base de uma empresa financeiramente saudável. Veja a lista de documentos adiante.

Ficar em dia com a Receita Federal, ter toda a escrituração fiscal arquivada e ainda pagar os tributos dentro do prazo certo. Pode até parecer pouca coisa, mas no dia a dia de uma empresa, tudo sai do controle sem alguém com atenção a esses detalhes.

Para empresas maiores então, nem se fala. Sem um profissional contábil responsável por essa importante parte do setor financeiro, o negócio corre risco de cair na malha fina.

E ninguém quer isso, certo? 😂

Então, já entendemos quão importante é registrar e organizar seus documentos contábeis.

A relação entre empresa e contador deve ser próxima, afinal a contabilidade depende dos documentos enviados – e da precisão nas informações.

Pensando nisso, fizemos este conteúdo. Vamos listar todos os documentos mais importantes que sua empresa precisa enviar mensalmente ao contador. Também explicaremos qual área da contabilidade é responsável pelos trabalhos.

Confira agora.

Neste artigo você encontra

Por que preciso de um contador?

Provavelmente você já sabe a resposta desta pergunta. O contador deve estar próximo e bem presente na rotina operacional da empresa. Também deve estar ciente de tudo que acontece, e de todas as transações. Afinal, todo o financeiro de uma empresa impacta no trabalho de contabilidade.

O trabalho do profissional contábil é importante para:

Toda empresa precisa de uma contabilidade em dia.

Essa é uma obrigação da Lei Nº 10406/02, Artigo 1.179. Além disso, seu contador saberá os livros necessários, os documentos a serem enviados, qual o melhor regime tributário, como fazer um planejamento tributário… entre outros aspectos da contabilidade.

Gestão Contábil

Seu contador vai cuidar da gestão contábil da sua empresa. Mas o que isso significa?

Isso significa que todos os registros de valores obtidos e gastos pela empresa passarão pelas mãos do profissional, de modo que ele fará um balanço e fechará o faturamento mensal ou anual. Entre as responsabilidades contábeis do contador estão: as contas a receber, contas a pagar, transações com clientes e fornecedores, etc.

Os documentos contábeis podem variar de acordo com a natureza da sua empresa. Por isso, o contador também deve estar atento às peculiaridades das mercadorias, do serviço ou do setor.

Gestão Tributária

O Brasil é um dos países que mais cobra impostos no mundo. Ter a gestão tributária em ordem se faz muito necessário. Tanto para manter a ordem, quanto para prestar contas corretamente com o governo. Às vezes, algumas empresas cometem erros em sua tributação que podem: ou aumentar os tributos e assim gerar um excesso de gastos; ou não pagar tudo o que deve, e assim começar a sonegar.

Por isso os profissionais da contabilidade estão sempre atentos às mudanças na tributação e na lei. A melhor forma de colocar em prática a gestão tributária é criando uma rotina de registro, emissão e arquivamento dos documentos contábeis.

Gestão Trabalhista/Recursos Humanos

Além do RH, as empresas também precisam de sua contabilidade para contratar novos funcionários – e cuidar da folha de pagamento deles.

Desde a contratação, até o salário, férias, décimo terceiro, banco de horas, direitos e deveres… até o momento da rescisão.

Escrituração Digital e Certificado

Hoje, quase toda a escrituração contábil de uma empresa já está no digital. Este tem sido o projeto do Brasil nos últimos anos, o de digitalizar os documentos importantes para a contabilidade das empresas.

Cabe ao seu contador te auxiliar no registro dos documentos e na emissão das guias para pagamento de tributos.

Além disso, muitas vezes os serviços eletrônicos pedirão a certificação digital, a qual deve ser assinada por um profissional contábil – atestando a regularidade da empresa.

LISTA: quais documentos enviar para o contador todos os meses?

Entre os documentos contábeis mais comuns, existem aqueles que devem ser enviados todos os meses (com prazos específicos). São estes documentos que vamos citar adiante. Para ficar mais fácil de entender, separamos as listas por departamento.

Na Euro Contábil, trabalhamos com quatro departamentos, cada um responsável por uma área da contabilidade de uma empresa. Aos nossos clientes, disponibilizamos o contato direto com um contador da equipe, assim ele pode enviar solicitações e os arquivos no momento em que precisar. Na hora de tirar dúvidas, essa separação também ajuda, pois assim você sabe qual profissional contatar.

Vamos então às listas.

Departamento Pessoal

O departamento pessoal cuida da contabilidade trabalhista – de contratação e manutenção na folha de pagamento. Estes contadores são experts em direito trabalhista, obrigações do empregado e do empregador, e podem te ajudar em toda a parte de gestão de equipe e RH.

Os documentos necessários para o departamento pessoal são:

RECIBOS ASSINADOS

Informações dos salários (novas contratações, aumentos, bonificações, etc)
Pró-labore dos sócios
Banco de Horas
Férias (obrigatórias ou em comum acordo)
Vale Transporte
Vale Refeição (PAT)
Comprovante de recolhimento de impostos da previdência e contribuição social, como INSS, FGTS e IRRF (Imposto Retido na Fonte)

Como o departamento pessoal faz a folha de pagamento, é preciso também enviar tudo o que pode mudar o valor de cada funcionário no final do mês. Assim, o empregador tem comprovação dos valores da folha.

Atestados médicos
Faltas avisadas e não avisadas
Horas extras
No caso de autônomo contratado,
a documentação referente

Departamento Contábil

O departamento contábil faz todos os cálculos entre o que entrou e o que saiu do caixa da empresa no mês. Através desta documentação, é possível comprovar as transações da empresa, emissão de notas fiscais, lucro, prejuízo, despesas e tudo que envolve o cotidiano financeiro. Assim, o profissional contábil está conclui os resultados que a empresa produz financeiramente e analisa se é possível melhorar.

Quais documentos enviar para o contador?

Recibos de pagamento de despesas (aluguel, água, energia, internet, telefone, etc)
Extratos bancários
Extrato de aplicação financeira
Extrato do cartão de crédito (no CNPJ da empresa)
Comprovantes de despesas que não contém nota fiscal como material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios, etc
Boletos em geral
Contratos de serviço: seguros, financiamentos, locação, segurança privada…
Comprovante de aquisição de bens no CNPJ da empresa
Demais comprovantes de aquisição de bens que não constam nos extratos

Departamento Fiscal

O departamento fiscal é indispensável para todas as empresas – mesmo para MEI e microempresa. São profissionais com expertise em planejamento tributário, elisão fiscal e cálculo dos impostos devidos. Os documentos aqui ajudam a equipe de contabilidade a calcularem corretamente o que é devido, sem que a pessoa jurídica saia prejudicada. Além disso, o contador fiscal analisa as tributações anteriores e identifica possíveis restituições.

Os documentos importantes para o departamento fiscal são:

Notas fiscais recebidas (não eletrônicas)
Informativos sobre o transporte de mercadorias e serviços
Comprovante do pagamento de imposto de ISS, ICMS, IPI, PIS, COFINS, IRPJ ou DAS

Como fazer o envio dos documentos contábeis

Na Euro Contábil, priorizamos o envio digital da documentação – afinal todo o registro já pode ser feito digitalmente e isso facilita na hora de repassar as informações para o SPED/ECD. Além disso, nossos clientes podem fazer o envio por e-mail ou sistema de integração.

Normalmente, os documentos são enviados por PDF, mas outros formatos editáveis também são permitidos. Desde que seja legível e editável.

Ah, lembrando: não citamos todos os documentos que você pode precisar enviar, apenas os mais comuns. Afinal, cada empresa tem uma documentação individualizada, a depender de seu porte, atividade econômica, entre outros fatores. Então, se realmente tiver dúvidas sobre qual a documentação precisa enviar no mês, fale conosco pelo WhatsApp. Temos um consultor especialista em responder suas dúvidas 😉.

Com 18 anos de experiência, somos uma empresa que, desde o nascimento, já tinha expertise em contabilidade de negócios. Afinal, somos empreendedores como você. Sabemos da sua dor para fazer seu negócio dar certo.

Gostaria de uma conversa sobre a situação da sua empresa? Estamos à disposição.

Obrigada por ler este conteúdo até aqui. Falamos sobre quais documentos enviar para o contador e outros departamentos como o fiscal, societário e de departamento pessoal.

Espero que as informações tenham sido úteis!

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Redação Euro Contábil
Mellyne Saboia | Head do Time de Redação e Conteúdo

assessoria contábil jornada do empreendedor