Qual a documentação necessária para calcular o lucro real?- Euro Contábil

atualizado em 19/03/2024

Organizar a documentação necessária para calcular o lucro real é importante para fazer o cálculo de impostos. Muitas vezes, empresas contratam contadores internos apenas para cuidar dessa documentação necessária. Mas o que você, como empresário, precisa saber sobre o assunto?

Todo regime tributário precisa de documentos que registrem as movimentações da empresa, para comprovar sua legitimidade. Esses registros são uma segurança tanto para o Fisco quanto para os negócios. Pois, em caso de o governo decidir averiguar, a documentação em perfeito estado pode comprovar a boa índole da empresa.

Para o Lucro Real, não é diferente. Para que o cálculo seja exato e não caia na malha fina do Fisco, a documentação se torna regra de conduta. Hoje, a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) que define essa documentação documentação necessária para calcular o lucro real está na Instrução Normativa RFB Nº 2004 de 2021, a qual prevê multas para quem não cumprir com as obrigações.

Aliás, todos os documentos citados nesse conteúdo são OBRIGATÓRIOS para qualquer empresa, independente do porte e da atividade comercial, que esteja no Lucro Real.

Mas relaxa.
Não é preciso entender exatamente tudo sobre qual é a documentação para calcular o lucro real da sua empresa. O que esse conteúdo propõe é ressaltar a importância de todo o trabalho contábil.
Assim você entende o que é uma contabilidade bem feita, seja interna ou terceirizada. E dessa forma, poderá averiguar a competência de quem está cuidando da sua documentação…

Esses são os documentos necessários para fazer o registro correto da tributação de uma empresa. Caso você seja um microempreendedor e tenha que fazer sua própria contabilidade, preste atenção nos tópicos a seguir!

Neste artigo você encontra

O que é a documentação necessária para calcular o lucro real

Diferente dos demais regimes, o Lucro Real não foca no faturamento de uma empresa, mas sim no lucro contábil – ou seja, o resultado de todas as movimentações que aconteceram no período. Esse diferencial exige que os registros sejam precisos, sem pontas soltas, para que o cálculo não fique errado.

Além disso, como o lucro real é calculado com base nos resultados apurados pela própria empresa (ou pelo contador responsável), a Receita Federal exige prova das declarações. Por isso, a documentação necessária para calcular o lucro real se faz muito importante.

Afinal, ninguém quer cair na malha fina da Receita, não é mesmo?

Entre os documentos utilizados para o cálculo do Lucro Real estão: Livro Diário, Livro Razão, Livro Caixa, Livro de Registro de Prestação de Serviços, LALUR e outros.

Confira mais detalhes sobre cada um deles:

Livro Diário

É um documento contábil que registra toda movimentação de valores na empresa. Ou seja, que comprova a entrada de créditos e a saída de débitos. Esses registros podem ser modificativos ou permutativos.

Esse livro precisa ser atualizado dia após dia, durante todo o ano fiscal. No Brasil, o ano fiscal começa no dia 1 de janeiro e encerra no dia 31 de dezembro.

Ao fazer os lançamentos, é preciso anotar os fatos contábeis de forma dobrada, em ambas as partes do livro (entradas e saídas). O que significa que todos os créditos e débitos têm resultado igual no final.

De acordo com o Código Civil, é obrigatório a todas as empresas (sem exceção) ter um sistema de contabilidade e elaborar o Livro Diário. Esse documento pode ser tanto impresso quanto digital. Para elaborar um Livro Diário, veja o que a Instrução Normativa Drei/SGD/ME Nº 82, de 2021 estabelece.

O Livro Diário é muito importante, pois através dele podemos chegar aos lucros e prejuízos do negócio.

Veja o Decreto-Lei 486 Art. 5º

Livro Razão

O Livro Razão é um complemento do Livro Diário igualmente indispensável. Nele, em ordem cronológica, todas as movimentações registradas pelo Livro Diário, são organizadas de modo individual. Assim, o Livro Razão pode controlar as contas contábeis separadamente. O que permite apurar os saldos de cada transação.

Por ser tão detalhado juntando todo o histórico e saldo atual das contas contábeis da empresa, o Livro Razão serve como uma fonte autêntica para coleta de dados na hora de fazer relatórios contábeis e financeiros. Por exemplo, os balancetes, balanço patrimonial, etc.

Para as empresas tributadas no regime de Lucro Real, é obrigatório ter um Livro Razão. Mas, para autenticação na Junta Comercial, apenas o Livro Diário é suficiente, afinal o Livro Razão é uma réplica mais detalhada do Livro Diário.

Tanto o Livro Diário quanto o Livro Razão são (obrigatoriamente) enviados para a Receita Federal pelo SPED Fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital).

Livro Caixa ou Livro de Registros de Caixa

O livro caixa registra toda movimentação de entrada e saída de dinheiro no caixa da empresa. Por isso, esse livro é muito importante. Não apenas para a contabilidade, como para toda a gestão financeira. Assim, é essencial manter o livro caixa atualizado a cada nova entrada e saída.

Esses registros mostram:

o quanto a empresa vendeu em um período;
quanto recebeu no período;
e quanto ainda vai receber.

Apenas esse pequeno detalhe já muda o modo como você vê seu faturamento. Afinal, uma coisa é vende R$ 100.000, outra coisa é receber esses R$ 100.000. Em geral, as compras cada vez mais parceladas.

No livro caixa, é possível ver tudo o que a empresa gastou durante um período e tudo o que recebeu, tanto por vendas como por outros métodos. Todos os comprovantes de pagamento devem ser guardados num local de fácil acesso e arquivamento. Os registros do livro caixa serão visitados em vários momentos ao longo do ano. Incluindo na hora de fazer a tributação com o Lucro Real.

Quando montar o DRE (Demonstração do Resultado de Exercício), seu livro caixa também vai ajudar nessa elaboração.

Livro de Registro de Prestação de Serviços

Este documento é especialmente importante para prestadores de serviço. Mas também deve ser feito por empresas que contratam prestação de serviços tais como zeladoria e segurança privada.

Nele, deve conter todos os registros fiscais relacionados à prestação de serviços, pois dessa forma o IPI (Imposto sobre Produto Industrializado) será calculado. O IPI é um tributo municipal, e varia de município para município, podendo reduzir e até isentar certas atividades econômicas.

Livro Registro de Inventário

Ter o livro de Registro de Inventário também é obrigatório para todas as empresas. Nesse documento, devem constar estoque existente e valor de mercadorias no término do período do ano-calendário. Ou seja, no fechamento do ano. Ele é super importante para o balanço de apuração no Lucro Real.

Note: Diferencie o Livro Registro de Inventário do Livro de Inventário ou apenas Inventário. Este segundo guarda toda a movimentação do estoque.

Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR)

Este é um livro fiscal, obrigatório apenas para as empresas tributadas pelo no regime de Lucro Real. Com ele, a declaração do Imposto de Renda recebe ajustes contábeis (adições e exclusões) que impactam no lucro líquido do período. Por isso, entre a documentação necessária para calcular o lucro real, o LALUR é a mais importante.

Desta forma, para calcular o Imposto de Renda correto devido, o LALUR acrescenta ou diminui os valores que não constam na escrituração comercial (ou seja, no lucro líquido já declarado pela empresa).

Por isso, é possível fazer exclusões (retiradas de valores) que serão acrescentadas no futuro. No caso de prejuízos, esse método é muito comum. E com o LALUR, é possível legalmente isentar a empresa de pagar impostos no período do prejuízo.

Antes, o LALUR precisava ser escrito e assinado a mão por um contador responsável. No entanto, a partir de 2014, o livro ganhou uma versão totalmente eletrônica. Assim, a entrega da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) ficou muito mais fácil.

Para que serve toda a documentação contábil do Lucro Real?

Já falamos que a Receita Federal pede comprovação de todos os dados declarados pelas empresas, através dos registros financeiros. Mas como, exatamente, essa documentação se torna necessária?

Ao fazer o cálculo do Lucro Real, todos os dados são retirados dos livros de registro, os quais mantemos atualizados. Alguns com mais frequência que outros.

Depois de apurar o lucro contábil, é preciso fazer uma análise do resultado: como está o Livro de Apuração do Lucro Real (o LALUR) da empresa? Existe alguma pendência que precisa ser adicionada ou excluída do lucro contábil?

Após somar as adições e diminuir as exclusões, o valor que sobra é o Lucro Real. A partir desse número, os impostos são cobrados.

No entanto, como saber se as adições e exclusões estavam corretas? Como saber se a empresa não está excluindo alguma nota fiscal que deveria ser adicionada?

Para a Receita, esses dados são cruciais, pois afetam no recolhimento correto dos impostos. Logo, para descobrir se uma empresa está ou não sonegando, o Fisco precisa de acesso à documentação contábil.

Registro eletrônico

Desde 2014, através da Instrução Normativa Nº 2004/2021, todos os livros contábeis necessários para fazer a apuração de lucro e movimentação financeira das empresas, passaram a ser eletrônicos. Isso facilitou em muito o uso dos registros, tanto pelas empresas e contadores, quanto pela Receita.

Hoje, ter esses livros em rápido acesso ajuda que as empresas mantenham uma comunicação ativa com seus contadores. Além disso, o envio eletrônico exige menos trabalho para fazer as declarações do Lucro Real.

No entanto, isso não significa que o cuidado com a documentação necessária para calcular o lucro real deve ser menos rigoroso. Na verdade, os computadores também facilitaram a apuração da Receita na hora de passar a malha fina. Por isso, cuide da sua contabilidade.

SPED – Sistema Público de Escrituração Digital

Se você já tem uma contabilidade cuidando da sua empresa, ou teve contato com escritórios, sabe que é comum que eles se envolvam no envio do SPED. Isso não é errado, desde que sua empresa esteja consciência e o escritório, também. No entanto, não deixe seu SPED nas mãos apenas dos contadores.

Para o seu negócio, ter os documentos contábeis e a escrituração digital em mãos é segurança no caso de a fiscalização bater à porta.

Por isso, esteja a par dos registros e não perca o SPED de vista!

Mantenha o SPED por perto

Para o seu negócio, ter os documentos contábeis e a escrituração digital em mãos é segurança no caso de a fiscalização bater à porta.

Por isso, esteja a par dos registros e não perca o SPED de vista!

O que é a Escrituração Contábil Fiscal de Lucro Real

Até agora, todos os elementos apresentados fazem parte da ECF – Escrituração Contábil Fiscal. A ECF é importante para todas as empresas, mas especialmente para as de Lucro Real.

Afinal, para empresas nesse regime, todo documento é uma prova de boa índole fiscal.

Para o Lucro Real, a ECF equivale ao Livro de Apuração do Lucro Real (Art. 1º §2º da Instrução Normativa Nº2004/2021). Esse documento depende de outros livros para ser feito, como por exemplo o livro diário e o livro caixa.

Dessa forma, tudo está conectado para funcionar.

Por isso, organize sua empresa e conte com um escritório de contabilidade que supra as suas necessidades contábeis e fiscais.

Se você está procurando por contabilidade especializada em Lucro Real, recomendamos entrar em contato com o nosso time de consultores especialistas. Eles saberão como sanar suas dúvidas quanto à tributação, redução de impostos e todas os processos contábeis.

Não deixe para amanhã o que pode afetar a sua empresa a longo prazo. Decida hoje.

No post de hoje, você pôde conhecer tudo o que envolve a documentação necessária para calcular o lucro real. Quais são os livros com entregas indispensáveis, para que serve essa documentação, o que é a Escrituração Contábil Fiscal e muito mais!

Espero que o conteúdo seja útil!

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Mellyne Saboia | Jornalista formada pela UEL, Redatora SEO e Designer