Na rotina de um negócio, muitas vezes não temos como emitir a nota fiscal que o cliente precisa. Seja por falta de tempo, na correria do dia a dia ou porque o sistema da prefeitura não está funcionando.
Você ainda precisa entregar ao seu cliente um comprovante – e é neste momento que o Recibo Provisório de Serviço (RPS) se faz tão útil.
O RPS faz parte da maioria dos negócios de prestação de serviço, pois adianta boa parte dos processos internos, servindo como um intermediário para a nota fiscal.
Para entender melhor como usar o RPS corretamente, e te ajudar a não cometer erros, preparamos este conteúdo. Aqui, você verá mais sobre a emissão de recibos provisórios, onde é possível fazê-los, o que é preciso ter em mãos para preencher um, boas práticas para evitar multas e mais. Continue a leitura e agilize sua rotina financeira.
Vamos lá?
Neste artigo você encontra
O que é RPS - Recibo Provisório de Serviço
O recibo provisório é um recurso garantido pelo Estado e de responsabilidade das prefeituras, para intermediar (temporariamente) a emissão da nota fiscal. Por isso, o recibo serve ao cliente como um comprovante, porém não substitui a nota fiscal.
No RPS você colocará todas as informações que a nota fiscal conteria, com pequenas exceções. Além disso, sua liberação é bem mais rápida, pois não depende da aprovação da prefeitura antes de ser emitido.
Aliás, é possível imprimir o RPS ao se fazer o envio da nota fiscal para o sistema da prefeitura, a qual recolhe o ISS, imposto muito importante a empresas prestadoras de serviço – antes que ela o aprove e retorne o documento como XML autorizado, se tornando assim uma nota fiscal eletrônica.
Para conseguir imprimir uma RPS, é preciso utilizar o sistema da prefeitura onde a empresa se encontra. É de responsabilidade da prefeitura disponibilizar o programa e os decidir os dados que o recibo deve conter.
Cada prefeitura determina informações que para ela são importantes. Pode ser que uma cidade tenha mais dados necessários do que outra. Falaremos disso no próximo tópico.
Como se faz um Recibo Provisório de Serviço
O recibo provisório sempre terá informações que a nota fiscal também tem – e é muito importante ter todos os dados do cliente que constarão na nota fiscal futura, pois o RPS não substitui a nota.
E se você não perguntar ao seu cliente essas informações importantes, pode acabar se tornando mais difícil consegui-las depois.
Como já dito, cada prefeitura tem liberdade para determinar as informações que a RPS precisa ter. Assim como também é a prefeitura que aprova a nota fiscal posteriormente.
Os dados que, em geral, são sempre pedidos são:
- Dados do Cliente/Contratante
- Descrição e Informações do Serviço Prestado
- CNPJ e o responsável por gerar a nota fiscal depois
Por que o RPS não serve como Nota Fiscal?
São documentos diferentes, e um deles precisa da apuração da prefeitura para ser validado. Pode-se dizer que o RPS não tem o mesmo peso fiscal para a Receita Federal, mas tem validade para o cliente utilizá-lo como comprovante temporário.
Outro motivo para que o RPS não sirva como nota fiscal é porque ele é temporário. Logo, tem uma validade. A validade de um RPS varia de acordo com a prefeitura em questão, porém a média é de 5 dias.
No término do prazo, é obrigatório que a nota fiscal já esteja no sistema. Por isso, o ideal é que, assim que você puder, já emita a nota fiscal e substitua o recibo provisório.
Lembre-se de que é um recurso provisório, então você terá de fazer a emissão da nota fiscal antes do prazo de validade do recibo expirar.
Onde emitir o Recibo Provisório de Serviço (RPS)
Por ser de responsabilidade da prefeitura, o RPS deve ser montado dentro do sistema do município da sua empresa. E como cada prefeitura tem autonomia, os sistemas variam.
Desta forma, é recomendado que você busque tutoriais ou instruções da própria prefeitura. Existem também sistemas integrados de empresas terceirizadas da sua cidade que podem realizar os processos de forma simplificada. Mas, como o nome diz, é um sistema terceirizado – logo, será uma despesa a mais para o seu negócio.
Vale a pena ter um sistema?
Em muitos casos vale a pena, pois, dependendo do volume de notas fiscais que você precisa emitir, talvez seja preciso contratar uma pessoa apenas para isso. E, quando colocado na ponta do lápis, o sistema agiliza e diminui o custo.
Por outro lado, caso você não tenha excesso de notas fiscais para emitir, a melhor opção é organizar um dia na semana para fazer todas as emissões – em lotes.
As emissões em lote funcionam quando você junta várias vendas de um período e envia o recibo provisório para a prefeitura, para conseguir a validação e a nota fiscal.
Neste post vimos o que é o recibo provisório de serviço, e como ele pode diminuir o trabalho e agilizar procedimentos internos. Espero que o conteúdo tenha sido útil para você e para o seu negócio. Agora, continue lendo mais conteúdos que vão desenvolver o seu lado empreendedor!
Redação Euro Contábil
Mellyne Saboia | Jornalista Especialista em Pesquisa
e Contabilidade | Head da Equipe de Client’s Content | UX Designer e Copywriter | Formada pela Universidade Estadual de Londrina e Universidade Filadélfia de Londrina – Apaixonada por café, universos fantásticos e o agir invisível de Deus.
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