Quero Trocar de Contador: O que fazer, bons motivos e os seus direitos

Trocar de contador pode ser o passo que faltava para tirar o seu negócio da estagnação. Já pensou nisso?

Como empreendedor, você sabe disso melhor do que ninguém. Uma empresa é feita para crescer, para aumentar seu porte, sua produção e, é claro, as vendas! Mas nesse processo, crescer também causa algumas dores…

Você já ouviu o ditado “é a dor do crescimento?”. Muitos de nós, quando crianças, reclamamos de alguma dor no corpo e ouvimos dos adultos “é dor de crescimento”. Essa dor é bastante real, mesmo no sentido metafórico. Crescer uma empresa traz as suas dores, e é aqui que você tem o dever de repensar os alicerces em que ela está fundamentada.

Uma empresa que sai do Microempreendedor para uma Microempresa, por exemplo, não pode ser atendida da mesma forma como no passado. Você vai precisar comprar mais maquinário, mais ferramentas, mais estoque, contratar mais funcionários… E que ótimo! Estas necessidades são indícios muito positivos do seu sucesso.

Mas… a mesma salinha não vai conseguir acomodar todas as máquinas e novos funcionários, não é? O mesmo caixa para despesas não vai cobrir todos os novos gastos. É preciso mudar.

Com a sua contabilidade, é a mesma coisa. Você pode não precisar mudar de escritório, mas de enquadramento contábil ou de profissional que o atende. Essa evolução, como já disse, apenas prova que você está no caminho certo.

Agora que você já começou a entender como sua empresa vai prosseguir a partir daqui, é preciso avaliar se o seu contador “dá conta” de cuidar dessa empresa maior e mais bem-sucedida. Se o seu escritório era especializado em MEI e não tem o conhecimento para lidar com uma pequena empresa, então pode ser que você encontre muitas pedras no caminho.

Neste post, vamos falar sobre os motivos e o momento ideal para fazer a troca de contabilidade. Já avisamos que essa troca deve ser pensada e planejada – a não ser em casos extremos, de negligência do contador e atrasos no pagamento de guias.

Vamos lá?

Neste artigo você encontra

Quando trocar de contador?

Na maioria das vezes, a necessidade de troca na contabilidade é percebida em pouco tempo. Mas existem vários momentos de transição na empresa que podem mostrar que agora é timing ideal. Vamos listar algumas dessas ocasiões:

Aumento na folha de pagamento
Mudança de regime tributário (do Simples para o Presumido, por exemplo)
Crescimento da logística interna e das emissões de notas, guias, livros contábeis, etc.
Necessidade de fazer um planejamento financeiro e tributário
Criação de uma contabilidade interna para atividades como emitir notas fiscais

Entre diversos outros motivos.

Negligência da Contabilidade

Além de perceber o momento que sua empresa precisa de novos ares, pode ser que você se depare com motivos um pouco menos agradáveis… como a negligência da contabilidade atual. Para as empresas, lidar com atrasos e demora na resolução de problemas pode resultar em perdas catastróficas de lucro e de caixa.

Um exemplo recente é o do Grupo Americanas, o qual notou um erro contábil de muito tempo atrás, e isso resultou num rombo de R$ 20 milhões.

Veja o que caracteriza erros da contabilidade:

Atraso na folha de pagamento
Envio demorado ou até atrasado de guias, resultando em juros
Valores conflitantes ou incorretos ao fechar o balanço
Diversos “processos” em que a empresa para na Malha Fina
Demora em responder e resolver problemas
Mal atendimento, resultando em agravamento do problema
Nenhuma comunicação com a empresa, nem para pedir documentos

É comum que seu contador seja a última pessoa que você quer ver – afinal, nós ligamos quase toda semana em busca de documentos importantes. Mas nós dois sabemos que, embora seja irritante, isso é necessário. Sua empresa precisa dessa atenção.

A falta total de atenção do seu contador resultará em uma contabilidade pobre, com possivelmente diversos erros.

E erro contábil mexe diretamente no seu bolso…

O que fazer se quero mudar de contador?

A princípio, você deve procurar por contadores que deem o devido apoio a você. Não adianta terminar um contrato antes de encontrar os profissionais certos. Mesmo que seja por um tempo, sua empresa ainda vai precisar cumprir obrigações contábeis.

Depois de encontrar a contabilidade ideal para tomar conta do seu negócio, é hora de ler o contrato com o antigo contador. No contrato, haverá uma cláusula que exige um “tempo hábil” para que escritório finalize os fechamentos e transfira a responsabilidade para o futuro contador. Normalmente, o prazo varia de 30 a 60 dias. Caso você não queira obedecer a esse prazo, terá de pagar uma multa, estabelecida pelo escritório.

Ao acordar com o contador atual um prazo para encerrar as atividades dele, então é hora de contratar a nova contabilidade, informando a eles se houve acordo para um prazo ou não. É importante para o futuro contador saber sobre o prazo para que ele possa pedir os documentos ao antigo escritório e se organizar com sua equipe.

A partir daqui cada escritório tem suas formas de lidar com a transição.

A Euro Contábil é uma empresa de contabilidade, então já temos uma equipe especializada na mudança de contador de nossos clientes. Nós tomamos a responsabilidade de entrar em contato com o antigo escritório a partir da Carta de Desligamento. Essa carta segue o modelo criado por nós, e nós iremos disponibilizá-la.

Uma vez assinada a carta com a data para encerramento das atividades do antigo escritório, nós tomaremos conta da situação. Você não precisa falar com o ex-contador, nossa equipe societária, contábil, tributária e pessoal fará todos os pedidos ao antigo escritório, de modo que você nem precisa se preocupar.

O antigo contador não quer entregar documentos da empresa, e agora?

Isso é uma grave violação dos seus direitos, como dono(a) da empresa e da ética na contabilidade. O contador não pode reter consigo documentos importantes para o cálculo, fechamento e acesso das informações contábeis.

Se isso vier ocorrer, é preciso buscar auxílio jurídico, com o advogado da empresa. E, caso o contador não aceite um diálogo, então será necessário entrar com um processo e denunciá-lo no Conselho de Contabilidade. Em casos graves, o profissional pode perder seu registro.

Mas e se os honorários estiverem atrasados?

O contador não pode reter nenhum documento contábil da sua empresa, mesmo se você tiver atraso no pagamento dos honorários. Ao fazê-lo, o profissional inflige o item 5, tópico l do Código de Ética Profissional do Contador (2019).

“5. No desempenho de suas funções, é vedado ao contador:

(l) reter abusivamente livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, comprovadamente confiados à sua guarda, inclusive com a finalidade de forçar o contratante a cumprir suas obrigações contratuais com o profissional da contabilidade, ou pelo não atendimento de notificação do contratante;”

Você não acha injusto ser coagido desta forma, num momento em que não tem condições de pagar as dívidas em atraso? Afinal, o que você pode fazer por sua empresa sem os seus documentos? Tudo ficará travado.

Os documentos são essenciais para o funcionamento de uma empresa.

Direitos do cliente que o contador deve obedecer

Agora que já vimos sobre momento ideal e os principais motivos para trocar de contador, vamos ver quais são os seus direitos – que devem ser respeitados – durante todo o contrato de prestação de serviço. Incluindo durante a transferência de responsabilidade.

Mantê-lo informado de riscos a empresa

Em alguns momentos, você terá que tomar decisões perigosas, que podem até mesmo resultados em multa pela Receita Federal. Estrategicamente, essas decisões podem te beneficiar no futuro. Mas, por via de regra, o contador não pode decidir por si mesmo infringir nenhuma lei ou atrasar nenhum documento.

Mesmo sob o argumento de que será “benéfico”.

Ele deve primeiro informar o responsável da empresa sobre os riscos que a empresa pode correr.

Deixar de cumprir a prestação de serviço

O contador só pode deixar de fazer a contabilidade da sua empresa se ele, por escrito, documentar os motivos da quebra de contrato. Normalmente essa justificativa é feita por falta de confiança entre cliente e contador. Seja por atrasar pagamentos, ou recusar enviar outros documentos importantes.

Se o contador não enviar o aviso por escrito de que a contabilidade será pausada, então está errado.

Contador impedido

Estar impedido de realizar atividades profissionais da contabilidade, e mesmo assim toma-lo como cliente. Além de antiético, este contador não tem legalidade para assinar seus documentos contábeis.

Se o contador não lhe informar sobre sua situação de impedimento, então o está lesando.

Orientá-lo a ir contra as Normas Brasileiras da Contabilidade

Se você ouviu do seu contador que pode dar “um jeitinho” de burlar a lei para conseguir algum benefício, saiba que isso será não somente penoso para ele como para você também. Na verdade, a empresa é quem paga o B.O. de cair na ilegalidade. E, além disso, existem métodos legais para se conseguir benefícios. Basta saber como e estar atento às nuances da lei.

Veja mais sobre redução de impostos de maneira legal aqui: Elisão Fiscal na prática: conheça o método legalmente permitido de redução de impostos

Quebra de Sigilo

O contador responsável por sua empresa é proibido por lei a entregar toda e qualquer informação interna de sua empresa a terceiros. Este ato se caracteriza como quebra de sigilo.

No caso de o contador utilizar uma demonstração dos serviços, usando sua empresa como exemplo, é preciso pedir permissão para você primeiro.

Alteração de Documentos

É proibido ao seu contador alterar os dados com documentos contábeis (mesmo os eletrônicos) com o intuito de te iludir. Assim também, ele não pode fornecer informações falsas e nem livros contábeis que sejam cópias modificadas do original.

O Conselho de Contabilidade entende esse ato como iludir a boa-fé do cliente.

Estes são alguns direitos que você tem garantidos pela regulamentação do Conselho Brasileiro de Contabilidade. Porém, você deve ficar atento aos direitos em contrato, também. É possível que o contrato contenha cláusulas que barrem algumas das exigências acima, como, por exemplo, uma cláusula que permite o uso irrestrito de exemplos contábeis utilizando os dados da sua empresa.

Sempre leia e releia o contrato, tanto para não reivindicar direitos já concedidos quanto para não sair lesado da negociação.

Mude para
a contabilidade Euro Contábil

Dia vai, dia vem, e seu contador não parece acrescentar em nada para o seu negócio? Nenhuma reunião, nenhuma sugestão para planejamento, nem mesmo avisos sobre atualizações na lei…? Isso é contabilidade mediana.

E nós sabemos que estar na média é o mesmo que ser medíocre.

Por isso, na Euro Contábil, alimentamos outra mentalidade. A de que nós somos ajudadores de nossos clientes em busca do sucesso. Queremos ativamente participar do seu crescimento, te oferecer novas visões e possibilidades – mesmo que a lei mude, mesmo que faça chuva, mesmo que você venha para nós com pendências na Receita.

É para isso que estamos aqui, para te auxiliar.

Nossa equipe é composta por mais de 60 profissionais, especializados em todas as áreas da contabilidade: Fiscal, Contábil, Trabalhista, Societária e Condominial.

Ah, e não precisa se comprometer com nada.

Converse sem compromisso com nosso consultor Adriano pelo WhatsApp. E, se preferir, podemos ligar para você.

Escrito por

Fábio Proença, Sócio-Diretor da Euro Contábil

Fábio sempre teve o sonho de ser empreendedor, como seu pai, que tinha um pequeno negócio (e ainda tem). Mas se apaixonou pela contabilidade no meio do caminho, tornando-se contador e professor. Um dia, Francisco, antigo colega de faculdade, sugeriu abrir um escritório. Juntos, eles fundaram a Euro Contábil – uma empresa de excelência no atendimento presencial e online, que atende mais de 980 empresas em todo país.

Também é escritor, palestrante, assessor e consultor contabilista.